Time Blocking เทคนิคบริหารเวลา จัดตารางชีวิตให้มีประสิทธิภาพ

เคยไหม? ที่คุณวางแผนตารางชีวิตประจำวันมาอย่างดี คิดว่าทุกอย่างจะเสร็จตามไทม์ไลน์และเดดไลน์ที่กำหนด แต่แล้วทั้งหมดก็พังทลายลงเพราะงานด่วนที่มีคนมาขอความช่วยเหลือ หรือปัญหาที่ต้องแก้ไขทันที แม้จะจดรายการสิ่งที่ต้องทำ (to-do list) แล้ว แต่ก็ยังไม่สามารถจัดการงานให้เสร็จได้ตามที่ตั้งใจ

ไม่ต้องกังวลไป วันนี้เรามาทำความรู้จักกับ “Time Blocking” หรือที่บางคนเรียกว่า “Time Boxing” (ตามแบบฉบับของ Harvard) เทคนิคการจัดตารางเวลาที่จะช่วยให้คุณจัดการชีวิตและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนต้องฝึกฝน 

การวางแผนตารางชีวิตประจำวันจึงเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น เริ่มจากการทำตารางเวลาชีวิตที่ยืดหยุ่นและสอดคล้องกับไลฟ์สไตล์ของตัวเอง จากนั้นใช้ตารางวางแผนชีวิตเพื่อกำหนดเวลาสำหรับงาน ครอบครัว และการพักผ่อนอย่างสมดุล หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจหลักการและเทคนิคการจัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้น มาเรียนรู้วิธีการทำ Time Blocking และประโยชน์ที่คุณจะได้รับกันเลย!

Highlight

• Time Blocking เป็นเทคนิคการจัดตารางเวลาที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยแบ่งเวลาเป็นช่วง ๆ และกำหนดงานที่จะทำในแต่ละช่วงอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถโฟกัสกับงานแต่ละชิ้นได้อย่างเต็มที่
• การทำ Time Blocking ให้ได้ผลต้องเริ่มจากการทบทวนเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงาน รวบรวมทุกกิจกรรมลงในตาราง จัดสรรเวลาตามช่วงที่มีประสิทธิภาพสูงสุด จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน เผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด และวางแผนล่วงหน้าเสมอ
• งานที่เหมาะกับ Time Blocking คืองานที่ต้องใช้สมาธิสูง งานที่ต้องใช้เวลาต่อเนื่อง งานสร้างสรรค์ และการประชุมสำคัญ ส่วนงานเล็ก ๆ ที่ใช้เวลาไม่นาน งานที่ไม่ต้องใช้สมาธิมาก และงานประจำที่ทำเสร็จได้เร็วควรจัดการผ่าน To-do List
• การทำ Time Blocking อย่างสม่ำเสมอจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความเครียด สร้างสมดุลชีวิต ช่วยให้บริหารเวลาได้ดีขึ้น และทำให้สามารถทำงานได้ตรงตามเดดไลน์ที่กำหนด

Time Blocking คือเทคนิคการจัดตารางเวลาที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณไปอย่างสิ้นเชิง โดยหลักการสำคัญคือการแบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วง ๆ หรือ เป็น “บล็อก” ที่ชัดเจน แทนที่จะเป็นเพียงแค่ to-do list ทั่วไป การวางแผนตารางชีวิตประจำวันด้วย Time Block จะช่วยให้กำหนดได้ว่าจะทำอะไร เมื่อไหร่ และใช้เวลานานเท่าไร

เมื่อใช้ Time Blocking ในการจัดตารางชีวิต จะทำให้เรามองเห็นภาพรวมของทั้งวันได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น ตารางเวลาจะมีโครงสร้างที่เป็นระบบ ช่วยให้จัดการกับเดดไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะลืมงานสำคัญ

การจัดตารางเวลาแบบ Time Blocking แตกต่างจากตารางการใช้ชีวิตแบบทั่วไป เพราะคุณจะต้องวางแผนล่วงหน้าและจัดสรรเวลาสำหรับทุกกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการประชุม งานประจำวัน หรือแม้แต่เวลาพักผ่อน ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถสร้างตารางวางแผนชีวิตที่สมดุลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลายคนอาจคุ้นเคยกับการจัดการงานผ่าน To-do List แต่ Time Blocking นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าในการจัดตารางเวลาและเพิ่ม productivity ในการทำงาน มาดูกันว่าทำไม Time Blocking ถึงเหนือกว่าการทำ To-do List แบบทั่วไป

1. มีการกำหนดเวลาชัดเจน ไม่ใช่แค่ลิสต์รายการ

ในขณะที่ To-do List เป็นเพียงรายการงานที่ต้องทำ Time Blocking ช่วยให้คุณวางแผนตารางชีวิตประจำวันได้อย่างเป็นรูปธรรม คุณจะรู้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่กับแต่ละงาน ทำให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้น และจัดการกับเดดไลน์ได้ดีกว่า

2. ป้องกันการประเมินเวลาผิดพลาด

การทำ To-do List อาจทำให้คุณรู้สึกว่ามีเวลาเหลือเฟือ แต่ Time Block จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของตารางการใช้ชีวิตที่แท้จริง ทำให้สามารถจัดสรรเวลาได้อย่างสมเหตุสมผล และไม่รับปากทำงานเกินกำลัง

3. เพิ่มความมุ่งมั่นในการทำงาน

Time Blocking ไม่เพียงสร้างความรู้สึกผูกมัดในการทำงานให้เสร็จตามเวลา แต่ยังส่งเสริมให้เกิดทีมเวิร์คที่มีประสิทธิภาพด้วย เมื่อทุกคนในทีมใช้ตารางจัดเวลาแบบ Time Block จะช่วยให้

• เห็นช่วงเวลาที่ทุกคนว่างตรงกันสำหรับการประชุมหรือทำงานร่วมกัน
• ลดการรบกวนเพื่อนร่วมงานในช่วงที่กำลังโฟกัสกับงานสำคัญ
• วางแผนการส่งมอบงานระหว่างทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ทุกคนเข้าใจและเคารพเวลาของกันและกันมากขึ้น

ต่างจาก To-do List ที่เป็นเพียงการติ๊กรายการส่วนตัว การจัดตารางเวลาแบบ Time Blocking ช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมการทำงานร่วมกัน สามารถประสานงานและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การทำงานเป็นทีมที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จมากขึ้น

4. จัดการงานซ้ำซ้อนได้ดีกว่า

Time Block ช่วยให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยทำให้คุณมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด คุณจะสามารถระบุงานที่มีลักษณะคล้ายกันและจัดกลุ่มทำพร้อมกันได้ ต่างจาก To-do List ที่มักแยกงานออกเป็นรายการย่อย ๆ เช่น การตอบอีเมลทั้งหมดในช่วงเวลาเดียวกัน หรือการประชุมติดตามงานหลายโปรเจกต์ในวันเดียวกัน

การวางแผนตารางชีวิตประจำวันด้วย Time Blocking ช่วยลดเวลาที่เสียไปกับการสลับไปสลับมาระหว่างงาน ทำให้การจัดตารางชีวิตมีความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้คุณสามารถจัดการกับเดดไลน์ของงานต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

5. ป้องกันการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitask)

Time Blocking ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเน้นการทำงานทีละชิ้น ต่างจาก To-do List ที่มักกระตุ้นให้เราพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน จากการวิจัย (Watson & Strayer, Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability - psychonomic bulletin & review) พบว่ามีเพียง 2.5% ของคนทั่วไปเท่านั้นที่สามารถ multitask ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดตารางเวลาแบบ Time Block ช่วยให้สมองของเราทำงานได้ตามธรรมชาติมากขึ้น เพราะโดยพื้นฐานแล้วสมองมนุษย์ถูกออกแบบมาให้โฟกัสกับงานทีละชิ้น การที่เราคิดว่าเรากำลังทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้น แท้จริงแล้วคือการสลับไปมาระหว่างงานอย่างรวดเร็ว ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพลดลงและมีโอกาสผิดพลาดมากขึ้น

การใช้ Time Blocking จึงไม่เพียงช่วยให้คุณทำงานได้เสร็จเร็วขึ้น แต่ยังช่วยพัฒนาทักษะการโฟกัส ซึ่งเป็นทักษะสำคัญสำหรับการเรียนรู้และการทำงานที่มีคุณภาพ เช่นเดียวกับศัลยแพทย์ที่ต้องฝึกฝนการจดจ่อกับงานเดียวเป็นเวลานานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

Time Blocking จึงไม่ใช่แค่การกำหนดเวลาให้แต่ละรายการใน To-do List แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีคิดและการจัดการเวลาอย่างมีประทิสธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณเริ่มใช้ Time Block จะพบว่าการจัดตารางเวลาไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป และทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแน่นอน

มาดู 6 เทคนิคในการทำ Time Block ที่จะเปลี่ยนการวางแผนตารางชีวิตประจำวันของคุณให้ดีขึ้นกัน

1. ทบทวนเป้าหมายก่อนทำ Time Blocking

สำรวจงานสำคัญที่ต้องทำในแต่ละวัน ระบุเดดไลน์และความสำคัญให้ชัดเจน เพื่อให้การจัดตารางเวลามีประสิทธิภาพสูงสุด

• งานสำคัญเร่งด่วน: Apollo Pitch Meeting (9:30-11:30 น.) ควรจัดไว้ในช่วงเช้าที่มีสามารถโฟกัสและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง
• งานที่ต้องใช้สมาธิ: Focus time และ Deep work ถูกจัดไว้ในช่วงที่เหมาะสม
• งานประจำ: เช็คอีเมลถูกแบ่งเป็นช่วงเวลาที่ชัดเจน (9:00-10:00 น. และ 17:30 น.)
• การประชุมต่าง ๆ : Sales huddle, One-on-one meetings ถูกจัดกลุ่มไว้ในช่วงบ่าย ที่อาจจมีสมาธิน้อยลง
• กิจวัตรส่วนตัว: อาหารเช้า อาหารกลางวัน ออกกำลังกาย และทำอาหารเย็น มีเวลาที่แน่นอน

2. สร้าง To-do List ในแต่ละวัน

รวบรวมทุกกิจกรรมลงในตารางการใช้ชีวิต ทั้งงานประจำ การประชุม และกิจวัตรส่วนตัว จากตัวอย่างตาราง เราจะเห็นการแบ่งกิจกรรมได้ครบถ้วน:

• กิจวัตรประจำวัน: Breakfast (8:30), Lunch (12:30-13:30), Work out (16:30-17:30)
• งานประจำ: Emails, Focus time, Deep work
• การประชุม: Client calls, Team huddle, One-on-one meetings
• เวลาส่วนตัว: Break times, Downtime, Cook dinner

3. จัดสรรเวลาให้เหมาะกับแต่ละงาน

จัดสรรเวลาตามช่วงที่คุณมีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น วางงานที่ต้องใช้สมาธิมากในช่วงเช้า และงานที่ง่ายกว่าในช่วงบ่าย

• ช่วงเช้า (10:00-11:30): Morning focus time สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง
• ช่วงบ่าย (13:30-15:00): Deep work เมื่อกลับมาจากพักกลางวัน
• ช่วงเย็น (17:30): Emails และงานเบา ๆ ก่อนจบวัน

4. เรียงลำดับความสำคัญของกิจกรรมและงานที่ต้องทำ

จัดตารางวางแผนชีวิตโดยเรียงตามความสำคัญ จัดกลุ่มการประชุมให้อยู่ในช่วงเวลาใกล้เคียงกันเพื่อให้มีเวลาทำงานต่อเนื่อง

5. เผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด

เว้นช่วงว่างในตารางชีวิตสำหรับงานเร่งด่วน การมีความยืดหยุ่นจะช่วยให้คุณรับมือกับเหตุการณ์ฉุกเฉินได้ดี

6. จัด Time Blocking ไว้ล่วงหน้า

วางตารางจัดเวลาสำหรับสัปดาห์หน้าในช่วงสุดสัปดาห์ เพื่อเริ่มต้นสัปดาห์ใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

มาดูตัวอย่างการจัดตารางเวลาแบบ Time Blocking และเครื่องมือที่จะช่วยให้การวางแผนตารางชีวิตประจำวันของคุณง่ายขึ้น

งานที่เหมาะกับ Time Blocking

การจัดตารางเวลาแบบ Time Block เหมาะกับงานที่ต้องใช้สมาธิและเวลาต่อเนื่อง เช่น

• เขียนรายงาน (2-3 ชั่วโมง)
• เตรียม Presentation (1.5-2 ชั่วโมง)
• วิเคราะห์ข้อมูล (2-3 ชั่วโมง)
• ประชุมสำคัญ (1-2 ชั่วโมง)
• ทำงานสร้างสรรค์ (2-3 ชั่วโมง)

งานที่ควรใส่ใน To-do List

งานเล็ก ๆ ที่ใช้เวลาไม่นาน ควรรวมไว้ในช่วง “Quick Tasks” แทนการแยก Time Block เช่น

• โทรนัดหมาย (5-10 นาที)
• ตอบอีเมลสั้น ๆ (10-15 นาที)
• จองร้านอาหาร (5 นาที)
• เช็คตารางนัด (5-10 นาที)

เครื่องมือสำหรับจัดตารางชีวิต

1. Google Calendar

• จัดตารางการใช้ชีวิตแบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา
• ซิงค์ข้อมูลได้ทุกอุปกรณ์
• ตั้งการแจ้งเตือนเดดไลน์
• แชร์ตารางกับทีมได้

2. Sunsama

• เชื่อมต่อกับ Google Calendar, Trello และ Asana
• ช่วยวางแผนตารางจัดเวลาแบบรายวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มีฟีเจอร์วิเคราะห์การใช้เวลาและรายงานความคืบหน้า
• เหมาะสำหรับการจัดตารางชีวิตแบบมืออาชีพและการทำงานเป็นทีม
• ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานและติดตามเดดไลน์

3. Notion

• สร้างตารางวางแผนชีวิตแบบยืดหยุ่น
• ปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ
• เชื่อมโยงข้อมูลกับโน้ตอื่น ๆ

Time Blocking ไม่ใช่แค่เทคนิคการจัดตารางเวลา แต่เป็นวิธีคิดที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของไปโดยสิ้นเชิง การวางแผนตารางชีวิตประจำวันอย่างเป็นระบบจะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้น และยังช่วยลดความเครียดและสร้าง work-life balance ที่ดีขึ้น

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธียกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีม การอบรมพนักงานเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาและเทคนิค Time Blocking อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี เพราะเมื่อพนักงานสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลลัพธ์ที่ได้จะไม่ใช่แค่งานที่เสร็จเร็วขึ้น แต่ยังรวมถึงการทำงานที่มีคุณภาพมากขึ้น ความเครียดที่ลดลง และบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

หากสนใจจัด In-house Training ที่เน้นการอัพสกิลพนักงานผ่านกิจกรรมที่สนุกสนาน Disrupt Corporate Success มีโปรแกรมที่ออกแบบเฉพาะให้เหมาะกับบุคลากรทุกระดับในองค์กร ทั้งผู้บริหาร ผู้จัดการ และพนักงานระดับปฏิบัติการ เพื่อสร้างบรรยากาศการเรียนรู้และแบ่งปันประสบการณ์อย่างเปิดกว้าง

ติดต่อทีม Corporate Success เพื่อปรึกษาหลักสูตรและกิจกรรมได้ที่

• Facebook: https://bit.ly/FBdisruptignite
• Line Official: https://bit.ly/disruptignite
• Email: all@disruptignite.com

ข้อมูลอ้างอิง

Watson, J. M., & Strayer, D. L. (n.d.). Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability - psychonomic bulletin & review. SpringerLink. https://link.springer.com/article/10.3758/PBR.17.4.479