Exit Interview คืออะไร? ทำไมต้องสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออก

อัตราการลาออกของพนักงานกลายเป็นความท้าทายที่องค์กรไม่อาจมองข้าม หนึ่งในวิธีที่ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจ "เหตุผลในการลาออก" ได้ลึกซึ้งที่สุดคือการใช้ Exit Interview เป็นเครื่องมือสำคัญ การสัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายนี้ไม่ได้เป็นเพียงการอำลาพนักงาน แต่ยังเปิดโอกาสให้องค์กรเรียนรู้ข้อบกพร่อง พร้อมหาแนวทางปรับปรุงเพื่อสร้าง Employee Experience หรือสร้างความผูกพันและลดการสูญเสียบุคลากรคุณภาพในอนาคตจากการหาสาเหตุที่ออกจากงาน

Highlight

• หนึ่งในวิธีที่ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจ "เหตุผลในการลาออก" ได้ลึกซึ้งที่สุดคือการใช้ Exit Interview
• พนักงานที่กำลังจะลาออกมักเปิดใจพูดอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับเหตุผลที่ส่งผลต่อการทำงาน
• Exit Interview ช่วยให้องค์กรมีโอกาสลดอัตราการลาออกและพัฒนาให้กลายเป็นสถานที่ทำงานที่ดึงดูดคนเก่งได้ในระยะยาว
• วิธีเริ่มต้นการทำ Exit Interview ด้วยการแจ้งจุดประสงค์ให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนว่าต้องการสัมภาษณ์ไปเพื่ออะไร

Exit Interview คือ การสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออก เป็นกระบวนการที่องค์กรใช้พูดคุยกับพนักงานที่ตัดสินใจลาออกจากงาน เพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงาน ปัญหาที่พบ หรือเหตุผลที่ทำให้พนักงานเลือกลาออก จุดประสงค์ของการสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกไม่ใช่การเปลี่ยนใจพนักงาน แต่เพื่อช่วยให้องค์กรเข้าใจปัจจัยที่ส่งผลต่อความพึงพอใจและการตัดสินใจของพนักงาน

ทำไมต้องสัมภาษณ์คนที่กำลังจะลาออก?

แม้ว่าพนักงานที่ลาออกไปแล้วจะไม่สามารถปฏิบัติงานต่อไปได้แล้ว แต่ข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกอย่าง Constructive Feedback คือสิ่งที่มีประโยชน์อย่างมากในเชิงกลยุทธ์องค์กร:

• เปิดเผยปัญหาที่ซ่อนอยู่: พนักงานที่กำลังจะลาออกมักจะพูดอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ส่งผลต่อพวกเขา เช่น การบริหารงาน ระบบการทำงาน หรือปัญหากับเพื่อนร่วมงาน
• ปรับปรุงและพัฒนาองค์กร: ความคิดเห็นเหล่านี้สามารถนำไปใช้ปรับปรุงนโยบายหรือกลยุทธ์ในการบริหารจัดการ เพื่อลดอัตราการลาออกในอนาคต
• รักษาภาพลักษณ์ขององค์กร: แม้ว่าจะไม่ได้ทำงานร่วมกันแล้ว แต่การปฏิบัติกับพนักงานที่ลาออกอย่างมืออาชีพและเคารพในความคิดเห็นของพวกเขา สามารถช่วยสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ดี

สัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกจึงไม่ใช่เพียง "การสัมภาษณ์คนที่กำลังจะจากไป" แต่เป็นโอกาสที่องค์กรจะได้มองตัวเองในมุมใหม่ และสร้างพื้นที่แห่งการเปลี่ยนแปลงให้ดียิ่งขึ้น

ในยุคที่การแข่งขันด้านทรัพยากรบุคคล (Talent War) รุนแรงขึ้น องค์กรต้องให้ความสำคัญกับการเข้าใจสาเหตุที่พนักงานตัดสินใจลาออก เพื่อรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพและพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้นส่งเสริมเรื่อง Growth Mindset ซึ่ง Exit Interview ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรได้ข้อมูลเชิงลึกในเรื่องนี้

จากผลสำรวจในปี 2022 โดย Monster พบว่า 96% ของพนักงานกำลังมองหางานใหม่ เนื่องจากไม่พอใจในเรื่องค่าตอบแทนและสวัสดิการ นอกจากนี้ LinkedIn’s Global Talent Trends Report ยังระบุว่า 94% ของพนักงานจะอยู่ในองค์กรต่อไป หากองค์กรนั้นลงทุนในเรื่องการพัฒนาและการเรียนรู้ของพนักงาน

สาเหตุอื่น ๆ ที่พบจากการสำรวจเกี่ยวกับการลาออก ได้แก่

1. ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน - ความขัดแย้งหรือขาดการสนับสนุนจากหัวหน้างาน
2. ขาดโอกาสในการพัฒนาและเติบโต - พนักงานต้องการองค์กรที่ให้โอกาสในการก้าวหน้าในสายอาชีพ
3. สภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เหมาะสม - บรรยากาศที่ไม่เอื้อต่อการทำงานส่งผลให้พนักงานมองหาโอกาสใหม่

การสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกช่วยให้องค์กรได้ข้อมูลเหล่านี้ เพื่อนำมาปรับปรุงนโยบายหรือสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานได้ดีขึ้น เช่น การออกแบบโครงสร้างสวัสดิการที่แข่งขันได้ การฝึกอบรมพนักงานอย่างต่อเนื่อง หรือการสร้างความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

ดังนั้นการสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออก จึงไม่เพียงแค่มีความสำคัญต่อการเก็บข้อมูลเชิงลึก แต่ยังช่วยให้องค์กรมีโอกาสลดอัตราการลาออกและพัฒนาให้กลายเป็นสถานที่ทำงานที่ดึงดูดคนเก่งได้ในระยะยาว

เมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกจากองค์กร เป็นโอกาสสำคัญที่ HR จะสามารถรวบรวมข้อมูลที่มีคุณค่าเพื่อพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้น การทำ Exit Interview มีหลายรูปแบบที่องค์กรสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับบริบทและทรัพยากรที่มี ซึ่งแต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อจำกัดที่ต่างกันออกไป โดยแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบหลัก ดังนี้:

1. สัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว (Face-to-Face Interview)

การพูดคุยแบบตัวต่อตัวระหว่าง HR กับพนักงานที่ลาออก ช่วยให้องค์กรได้ข้อมูลเชิงลึกที่ละเอียดและสามารถตั้งคำถามตามสถานการณ์ได้ทันที

• ข้อดี: สร้างความไว้วางใจและเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความเห็นได้อย่างตรงไปตรงมา
• ข้อเสีย: ใช้เวลามากและอาจมีความลำเอียงจากผู้สัมภาษณ์

2. แบบสอบถาม (Questionnaire)

การใช้แบบสอบถามออนไลน์หรือเอกสารที่พนักงานกรอกก่อนออกจากองค์กร

• ข้อดี: ใช้เวลาน้อย เก็บข้อมูลได้ง่าย และสามารถรวบรวมคำตอบจากพนักงานหลายคนได้พร้อมกัน
• ข้อเสีย: อาจไม่ได้รับข้อมูลเชิงลึกมากนัก และพนักงานอาจไม่แสดงความคิดเห็นอย่างจริงจัง

3. สัมภาษณ์ผ่านโทรศัพท์ (Phone Interview)

การพูดคุยทางโทรศัพท์ระหว่าง HR และพนักงาน

• ข้อดี: ยืดหยุ่นต่อเวลาและสะดวกสำหรับพนักงานที่ไม่สะดวกเข้ามาที่องค์กร
• ข้อเสีย: อาจทำให้ขาดการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด (Non-verbal Communication) เช่น สีหน้าหรืออารมณ์

การเลือกใช้รูปแบบการสัมภาษณ์ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและทรัพยากรขององค์กร ทั้งนี้ การออกแบบคำถามให้ตรงประเด็นและสร้างบรรยากาศที่พนักงานรู้สึกปลอดภัยในการพูดความจริง ถือเป็นหัวใจสำคัญ

การทำ Exit Interview ที่มีประสิทธิภาพต้องคำนึงถึงองค์ประกอบดังต่อไปนี้

เปิดใจรับฟัง เพื่อพัฒนาองค์กรไปด้วยกัน

เริ่มต้นการสัมภาษณ์ด้วยการแจ้งจุดประสงค์ให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนว่า การพูดคุยครั้งนี้ไม่ได้มีเจตนาเพื่อตัดสินหรือโต้แย้ง แต่เพื่อเข้าใจมุมมองและนำไปพัฒนาองค์กรในอนาคต ความชัดเจนนี้ช่วยสร้างความไว้วางใจ และทำให้พนักงานกล้าเปิดเผยความคิดเห็นที่แท้จริง

ผู้ฟังที่ดี ต้องไม่มีอคติ

การเลือกผู้สัมภาษณ์ควรคำนึงถึงความเป็นกลาง เช่น เจ้าหน้าที่ HR ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้จัดการของพนักงานคนดังกล่าว สิ่งนี้ช่วยลดความอึดอัด และสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในการพูดคุย นอกจาก

ช่วงเวลาที่ใช่ สร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้ง

จัดการสัมภาษณ์ในเวลาที่เหมาะสม เช่น ก่อนพนักงานหมดสัญญาหรือในวันสุดท้ายของการทำงาน เพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีค่า และไม่รีบร้อนเกินไปในการตอบคำถาม

รับฟังด้วยใจ ไม่ใช้อารมณ์นำทาง

เตรียมพร้อมที่จะรับฟังคำวิจารณ์หรือปัญหาที่อาจสะท้อนความไม่สมบูรณ์ขององค์กร โดยไม่แสดงอารมณ์ที่อาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่สบายใจ ซึ่งทักษะ Deep Listening คือสิ่งสำคัญที่ผู้สัมภาษณ์ต้องใช้ ความเป็นมืออาชีพในจุดนี้ช่วยให้ได้ข้อมูลที่ตรงไปตรงมาและเป็นประโยชน์มากขึ้น

เปลี่ยนคำวิจารณ์เป็นโอกาสพัฒนา

หลังจากพูดคุยเสร็จสิ้น ข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ควรถูกนำมาวิเคราะห์และสรุปผลเพื่อหาสาเหตุหลักของปัญหา พร้อมวางแผนปรับปรุงในส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น การบริหารทีม วัฒนธรรมองค์กร หรือระบบการทำงาน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำซ้อนในอนาคต

การทำ Exit Interview เป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้องค์กรได้เรียนรู้จากพนักงานที่ลาออก ด้วยคำถามที่เหมาะสม คุณจะได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหา โอกาสพัฒนา และเหตุผลที่แท้จริงที่ทำให้พนักงานตัดสินใจออกจากองค์กร

หมวด 1. คำถามเกี่ยวกับเหตุผลในการลาออก

1. อะไรคือเหตุผลหลักที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออก?
2. มีเหตุการณ์หรือปัจจัยเฉพาะที่เป็นจุดเปลี่ยนหรือไม่?
3. หากมีสิ่งใดที่องค์กรสามารถทำได้เพื่อให้คุณอยู่ต่อ คุณคิดว่าคืออะไร?

หมวด 2. คำถามเกี่ยวกับบทบาทและงาน

4. งานที่คุณทำตรงกับความคาดหวังของคุณหรือไม่?
5. คุณรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนหรือทรัพยากรที่เพียงพอในการทำงานหรือไม่?
6. มีอะไรที่คุณรู้สึกว่าคุณไม่ได้รับโอกาสทำในบทบาทของคุณ?

หมวด 3. คำถามเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในที่ทำงาน

7. คุณรู้สึกว่ามีความสัมพันธ์ที่ดีกับหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานหรือไม่?
8. การทำงานในทีมมีผลต่อการตัดสินใจลาออกของคุณหรือไม่?
9. คุณมีความคิดเห็นเกี่ยวกับสไตล์การบริหารของหัวหน้างานอย่างไร?

หมวด 4. คำถามเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร

10. คุณรู้สึกว่าองค์กรมีวัฒนธรรมที่สนับสนุนการทำงานและการเติบโตของพนักงานหรือไม่?
11. องค์กรสามารถปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานในด้านใดได้บ้าง?
12. คุณรู้สึกว่าค่านิยมขององค์กรสอดคล้องกับค่านิยมส่วนตัวของคุณหรือไม่?

หมวด 5. คำถามเกี่ยวกับข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง

13. มีอะไรที่องค์กรควรปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น?
14. คุณมีข้อเสนอแนะเกี่ยวกับระบบสวัสดิการหรือการดูแลพนักงานหรือไม่?
15. มีอะไรเพิ่มเติมที่คุณอยากแชร์เพื่อช่วยให้องค์กรพัฒนาในอนาคต?

Tips เล็กน้อยสำหรับการทำ Exit Interview ให้ได้ผล

1. ตั้งคำถามในบรรยากาศที่เป็นมิตรและไม่กดดัน
2. เน้นการฟังและเก็บข้อมูลอย่างเป็นกลาง
3. ใช้คำตอบจากสัมภาษณ์เพื่อวางแผนปรับปรุงองค์กรในระยะยาว

การตั้งคำถามที่ครอบคลุมและตรงประเด็นเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรเข้าใจความต้องการของพนักงาน และสามารถพัฒนากระบวนการบริหารงานบุคคลให้ดียิ่งขึ้น!

แม้ว่าการสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออก จะเป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าใจเหตุผลการลาออกของพนักงาน และการรับฟังความคิดเห็นเพื่อพัฒนาองค์กร แต่บางครั้งก็อาจไม่ได้ผลตามที่คาดหวัง นี่คือบางสาเหตุที่ทำให้การสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกไม่ค่อยได้ผล:

1. ขาดความโปร่งใสและความไว้วางใจ
   พนักงานที่ลาออกบางครั้งอาจไม่รู้สึกว่า Exit Interview เป็นสถานที่ที่ปลอดภัยในการพูดความจริง หากพวกเขากังวลว่าคำตอบของพวกเขาจะส่งผลต่อความสัมพันธ์กับองค์กรในอนาคต หรือหากพวกเขารู้สึกว่าคำตอบจะไม่ถูกนำไปใช้ในการปรับปรุงอะไร อาจทำให้พวกเขาเลือกที่จะไม่พูดตามความจริง
   
   
2. คำถามที่ไม่ตรงประเด็นหรือคลุมเครือ
   หากคำถามในการสัมภาษณ์ไม่ได้ตั้งไว้ให้ชัดเจนและตรงประเด็น อาจทำให้พนักงานไม่สามารถแสดงข้อคิดเห็นหรือให้ข้อมูลที่มีประโยชน์ได้
   
   
3. การรับฟังความคิดเห็นที่ไม่จริงจัง
   บางองค์กรอาจมองว่าสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออกเป็นแค่ขั้นตอนที่ต้องทำให้ครบถ้วน ไม่ได้ให้ความสำคัญกับข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ หรือไม่ได้นำข้อมูลเหล่านั้นไปปรับปรุงจริงจัง
   
   
4. การตั้งคำถามที่ไม่เปิดเผยความคิดเห็นจริง
   คำถามที่ดูเหมือนจะเป็นการสอบสวนหรือการทำโทษอาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่สะดวกในการพูดความจริง อาจทำให้คำตอบที่ได้ไม่เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กร
   
   
5. การไม่มีการติดตามผล
   หากไม่มีการติดตามผลจากข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ และไม่มีการปรับปรุงที่เห็นผลจริง พนักงานอาจรู้สึกว่าไม่มีประโยชน์ในการตอบคำถาม ทำให้คำตอบที่ได้รับไม่สามารถนำไปปรับปรุงองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำ Exit Interview ให้ได้ผลต้องมีความโปร่งใส การฟังอย่างจริงจัง และการนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการพัฒนาทั้งในระดับบุคคลและองค์กร

สรุป Exit Interview เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร หากใช้อย่างเหมาะสม องค์กรจะสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ของพนักงานที่ลาออกและปรับปรุงเพื่อให้สภาพแวดล้อมการทำงานดีขึ้น การนำ Exit Interview มาใช้ให้ได้ผลต้องอาศัยความจริงจัง ความใส่ใจ และความพร้อมในการเปลี่ยนแปลงจากองค์กรร่วมด้วย

เตรียมองค์กรให้พร้อมรับมือ Talent War! สงครามแย่งชิงคนเก่ง
พัฒนาศักยภาพองค์กรของคุณผ่านHR of th Futureหลักสูตรที่จะช่วยพลิกโฉมองค์กรให้ก้าวนำหน้า ด้วยกลยุทธ์การวางแผนองค์กรจากแนวคิดของผู้บริหารระดับสูง พร้อมสร้างรากฐานการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่แข็งแกร่งและยั่งยืน

ถึงเวลาแล้วที่ต้องร่วมวิเคราะห์และหาแนวทางปรับปรุงกับผู้เชี่ยวชาญของประเทศ ลงทะเบียนวันนี้!