Micro Management บริหารแบบควบคุมส่งผลต่อองค์กรระยะยาว

หลายครั้งพบว่าผู้จัดการมักคิดว่าการลงลึกในทุกกระบวนการของการทำงาน และการติดตามผลงานกับลูกน้องอย่างเข้มงวดเป็นวิธีที่ดีที่สุด ในการควบคุมผลงานให้เป็นไปตามเป้าหมายซึ่งมีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่การบริหารจัดการในลักษณะนี้ถูกเรียกว่า Micro Management ที่ทำให้คนในทีมรู้สึกว่าถูกกดดันและถูกจับผิดอยู่ตลอดเวลา ซึ่งการบริหารแบบนี้อาจเป็นดาบสองคมที่ขัดขวางการเติบโตของทั้งทีมและองค์กร ในบทความนี้จะนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับ Micro Management และวิธีเปลี่ยนแปลงเพื่อเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Highlight

• สิ่งที่ทำให้คนในทีมรู้สึกว่าถูกกดดันและถูกจับผิดอยู่ตลอดเวลาคือการบริหารแบบ Micro Management
• Micro Manager มักจะไม่ยอมมอบหมายอำนาจหรือเปิดโอกาสให้พนักงานได้ตัดสินใจและแสดงศักยภาพของตนเอง
• ผู้นำที่ดีควรสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่กดดันจนเกินไป คอยส่งเสริมให้พนักงานเติบโตและพัฒนาเพื่อให้พนักงานมีภาวะผู้นำ
• 3 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดผู้จัดการที่มีพฤติกรรมแบบ Micro Management คือ ไม่เชื่อใจ การบริหารความคาดหวัง และกลัวความผิดพลาด
• วิธีสังเกตหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่กำลัง Micro Manage สังเกตุจาก 5 พฤติกรรมเล่านี้!
• เปลี่ยนจาก Micro Management เป็นผู้นำที่ดีต้องอาศัยความไว้วางใจ การสื่อสารที่ชัดเจน และความพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงตนเอง

Micro Management คือ รูปแบบพฤติกรรมของการบริหารที่เน้นการควบคุมและตรวจสอบในทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานของทีมอย่างใกล้ชิด อาจเกิดจากการไม่ไว้วางใจในความสามารถของลูกทีมหรือกลัวความผิดพลาดจึงมักจะต้องการตรวจสอบรายละเอียดด้วยตัวเอง แต่นั่นก็สะท้อนถึงการขาดความเชื่อมั่นในภาวะผู้นำที่ดี หัวหน้าแบบ Micro Manage มักไม่ยอมมอบหมายอำนาจหรือเปิดโอกาสให้พนักงานได้ตัดสินใจและแสดงศักยภาพของตนเอง ส่งผลให้ทีมขาดความคล่องตัวและอิสระในการทำงาน

การบริหารด้วย Micro Management ไม่เพียงแต่ทำให้เกิดความตึงเครียดในทีม แต่ยังเป็นสัญญาณว่าผู้นำขาดความมั่นใจในการบริหาร ผู้นำที่ดีควรสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมให้พนักงานเติบโตและพัฒนาอย่างมีภาวะผู้นำ

การบริหารแบบ Micro Management เกิดขึ้นเมื่อผู้จัดการขาดทักษะการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นทักษะสำคัญของภาวะผู้นำ เมื่อผู้จัดการไม่สามารถถ่ายทอดความคาดหวังและแนวทางการทำงานได้อย่างชัดเจน อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดระหว่างทีมงาน ทำให้ผู้จัดการรู้สึกว่าต้องเข้ามาควบคุมกระบวนการทำงานทุกขั้นตอน ซึ่งผลลัพธ์ที่ตามมาคือ การลดทอนความสามารถในการคิดและการตัดสินใจของทีม สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบไปถึงวัฒนธรรมการทำงานที่ขาดเชื่อใจได้เลยทีเดียว 3 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดผู้จัดการที่มีพฤติกรรมแบบ Micro Management มีดังนี้

ความไม่เชื่อใจ

ตามที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นว่าหัวหน้าที่มีพฤติกรรม Micro Manage เกิดจากการที่ผู้จัดการขาดความเชื่อมั่นในความสามารถของทีม คิดว่าทีมงานไม่สามารถทำงานได้ตามมาตรฐานที่กำหนด หรือไม่มีความมั่นใจในการตัดสินใจของทีม ทำให้หัวหน้าเกิดความรู้สึกว่าต้องควบคุมทุกขั้นตอนในการทำงาน ตั้งแต่รายละเอียดเล็ก ๆ ไปจนถึงการตัดสินใจสำคัญ ๆ

ในทางกลับกัน การบริหารแบบนี้กลับทำให้ทีมขาดความมั่นใจและไม่สามารถพัฒนาได้เต็มศักยภาพ ผู้จัดการจึงต้องเรียนรู้ที่จะไว้วางใจทีมงาน มอบหมายงานอย่างชัดเจน และให้พื้นที่แก่ทีมในการแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง

ความคาดหวัง

ผู้จัดการหลายคนมักตั้งความคาดหวังกับทีมสูงเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมาตรฐานที่ตั้งไว้นั้นไม่ได้สอดคล้องกับความสามารถหรือทรัพยากรที่มี การคาดหวังที่เกินจริงมักจะสร้างแรงกดดันจนในที่สุดหัวหน้าต้องควบคุมทุกอย่างอย่างใกล้ชิด เพื่อให้ได้ผลงานตามที่ตนหวังไว้

วิธีการแก้ปัญหาเรื่องการบริหารความคาดหวังคือ การสร้างเป้าหมายที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลร่วมกันกับทีม สื่อสารอย่างตรงไปตรงมา เพื่อให้ทั้งฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติงานสามารถเข้าใจถึงความสามารถ ข้อจำกัด และความคาดหวังที่เข้าใจตรงกันได้

ความกลัวปัญหาและข้อผิดพลาด

อีกหนึ่งปัจจัยที่เป็นสาเหตุให้เกิดการบริหารแบบ Micro Management คือความกลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งคือปัญหาและความผิดพลาด ผู้จัดการบางคนกลัวว่าหากปล่อยให้ทีมทำงานอย่างอิสระ จะเกิดข้อผิดพลาดที่ส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร ดังนั้น พวกเขาจึงเลือกที่จะตรวจสอบทุกขั้นตอนอย่างละเอียดและเข้มงวด

ทว่าความกลัวนี้กลับเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของทีม การเรียนรู้จากความผิดพลาดเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพัฒนา การที่ผู้จัดการกลัวปัญหามากเกินไปจะทำให้พนักงานไม่มีโอกาสเรียนรู้และพัฒนา ทำให้ขาดความคิดสร้างสรรค์ในการทำงาน

เคยสังเกตหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่ชอบควบคุมทุกอย่างในทีมไหม? บางคนอาจจะคอยเช็กงานคุณทุกขั้นตอน สั่งการอย่างละเอียดแม้แต่เรื่องเล็กน้อย หรือพยายามกำหนดวิธีการทำงานทั้งหมด โดยไม่ให้ลูกน้องหรือทีมมีอิสระในการตัดสินใจเลย พฤติกรรมแบบนี้เรียกว่า "Micro Management" วิธีสังเกตว่าหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานกำลัง Micro Manage ทีมอยู่หรือไม่สังเกตุจาก 5 พฤติกรรมเล่านี้

• ไม่ชื่นชมและไม่ให้ให้เครดิตกับผลงานที่ดีของทีม มักจะทำให้พนักงานในบังคับบัญชารู้สึกว่าความพยายามของพวกเขาไม่มีค่า
• ต่อว่ามากกว่าหาทางแก้ไข เพราะ Micro Manager มักจะมองหาข้อผิดพลาดและตำหนิทีมมากกว่าการช่วยหาทางแก้ไขปัญหา ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกกดดันและกลัวที่จะทำผิดพลาด
• ละเลยการช่วยเหลือทีมเมื่อจำเป็น แต่กลับมองว่าการแก้ปัญหาควรทำด้วยตัวเอง การละเลยเช่นนี้ทำให้พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาต้องเผชิญกับปัญหาเพียงลำพัง
• แทรกแซงการตัดสินใจ ไม่ว่าจะตัดสินใจทำอะไรเขาจะต้องรับรู้และมีส่วนในการตัดสินใจอยู่เสมอ แม้การตัดสินใจเรื่องเล็กน้อยในการทำงานที่โดยปกติควรถูกให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นตัดสินใจก็ตาม
• ไม่รับฟังความคิดเห็น ไม่ให้ความสำคัญ คือหนึ่งในพฤติกรรมที่พบบ่อยที่สุดคือการไม่เปิดรับความคิดเห็นของทีม หรือไม่สนใจฟังไอเดียใหม่ ๆ ที่สมาชิกเสนอ จนสร้างความรู้สึกให้กับลูกน้องหรือทีมงานว่าความคิดเห็นของพวกเขาไม่มีความหมาย ทำให้เกิดความไม่พอใจและลดความทุ่มเทในการทำงาน

การที่หัวหน้าเข้ามาควบคุมทุกขั้นตอนและพยายามทำทุกอย่างเพื่อให้ผลงานเป็นไปตามเป้าหมาย อาจฟังดูเหมือนเป็นเรื่องดี เพราะผลลัพธ์สุดท้ายอาจจะสำเร็จได้ตามที่ตั้งใจไว้ แต่ในความเป็นจริงแล้ว Micro Management มีข้อเสียมากมายที่ไม่เพียงกระทบต่อตัวพนักงาน แต่ยังส่งผลต่อองค์กรในระยะยาวอย่างมาก

สร้างบรรยากาศการทำงานที่ไม่ดี

การบริหารแบบ Micro Management มักนำไปสู่บรรยากาศการทำงานที่เคร่งเครียดและกดดัน เมื่อพนักงานรู้สึกว่าทุกการกระทำของพวกเขาถูกจับตามองและควบคุมอย่างใกล้ชิด ทำให้ขาดความมั่นใจในการตัดสินใจและริเริ่มสิ่งใหม่ ๆ การที่หัวหน้าคอยแทรกแซงและไม่เปิดโอกาสให้ทีมแสดงความสามารถ จะสร้างบรรยากาศที่ไม่เอื้อต่อการร่วมมือกันและการพัฒนาสร้างสรรค์ นอกจากนี้ยังอาจทำให้เกิดความขัดแย้งและความไม่พึงพอใจระหว่างพนักงาน ซึ่งส่งผลเสียต่อความสำเร็จของทีมและองค์กรในระยะยาว

ทำลายความมั่นใจและความคิดสร้างสรรค์

เมื่อพนักงานรู้สึกว่าทุกการตัดสินใจของพวกเขาถูกควบคุมหรือถูกปฏิเสธ พวกเขาจะเลิกเสนอไอเดียหรือวิธีการใหม่ ๆ ซึ่งส่งผลให้การทำงานขาดความคิดสร้างสรรค์และการพัฒนา นอกจากนี้ การที่พนักงานไม่สามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจได้ จะทำให้ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมลดลง และความทุ่มเทในการทำงานก็จะลดลงตามไปด้วย

เกิดความเครียดและอยากลาออก

องค์กรที่มีผู้บริหารแบบ Micro Management มักพบปัญหาในการพัฒนาและเติบโต เนื่องจากการควบคุมที่เข้มงวดและการขาดความไว้วางใจในทีมทำให้การตัดสินใจและการทำงานช้าลง พนักงานจึงเกิดความเครียดสะสมและความรู้สึกไม่พึงพอใจในงาน เมื่อถูกจำกัดเสรีภาพในการทำงานหรือแสดงศักยภาพ พนักงานอาจหมดไฟ (burnout) หรือรู้สึกหมดแรงจูงใจ จนนำไปสู่การตัดสินใจลาออกเพื่อหาสถานที่ทำงานใหม่ที่ให้โอกาสเติบโตมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้องค์กรต้องเสียทรัพยากรไปกับการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างต่อเนื่อง

การควบคุมมากเกินไปมักส่งผลเสียต่อบรรยากาศการทำงานและความไว้วางใจระหว่างทีม หากผู้จัดการต้องการเปลี่ยนแปลงตนเองและกลายเป็นผู้นำที่ดียิ่งขึ้น เราขอนำเสนอ 5 วิธีที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันทีเพื่อสร้างทีมที่แข็งแกร่งและเติบโตได้อย่างยั่งยืน

ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน

การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ จะช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องทำ โดยที่ไม่จำเป็นต้องควบคุมการทำงานทุกขั้นตอนเมื่อมีเป้าหมายร่วมกันที่ชัดเจน

เชื่อใจกันและกัน

ผู้บริหารควรปล่อยวางและเชื่อใจในความสามารถของทีม ไม่จำเป็นต้องควบคุมการทำงานด้วยตัวเองในทุกเรื่อง ผู้จัดการที่ดีควรส่งเสริมให้พนักงานของตนเห็นถึงคุณค่าของตัวเอง และได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้าของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้พวกเขากล้าทำสิ่งใหม่ ๆ และพัฒนาตนเองอย่างเต็มที่

ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์มากกว่าวิธีการ

เมื่อเกิดความเชื่อใจผู้นำที่ดีควรมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ได้ เวลาที่มอบหมายงานให้ระบุเป้าหมายมากกว่าวิธีการ เพื่อให้พนักงานมีอิสระในการเลือกวิธีการทำงานตามสไตล์ของตนเอง ไม่เพียงแต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมอีกด้วย

ยอมรับความผิดพลาด

ยอมรับว่าความผิดพลาดเป็นส่วนหนึ่งของการเรียนรู้และการพัฒนา จะช่วยสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างและไม่กลัวที่จะทดลองสิ่งใหม่ ๆ ผู้นำที่ดีจะไม่โทษหรือควบคุมทีมเพราะความผิดพลาด แต่จะหาวิธีเรียนรู้จากมันเพื่อปรับปรุงและพัฒนาต่อไป

รับฟังและพัฒนาตนเองอยู่เสมอ

ผู้นำที่ดีต้องพร้อมที่จะรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากทีม การเปิดใจรับฟังจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า และยังช่วยให้ผู้นำสามารถพัฒนาตนเองเพื่อบริหารจัดการทีมได้ดียิ่งขึ้น

นอกจาก Micro Management ซึ่งมีแนวโน้มที่จะควบคุมและกำกับการทำงานของพนักงานอย่างเข้มงวดแล้ว ยังมีแนวทางการบริหารจัดการอีกประเภทหนึ่งที่เรียกว่า Macro Management ซึ่งมีลักษณะตรงข้ามกับ Micro Management โดยมุ่งเน้นไปที่การมอบอำนาจและความไว้วางใจให้กับทีมงานอย่างเต็มที่

ลักษณะของ Macro Management

1. การมอบอำนาจในการตัดสินใจให้แก่พนักงาน แทนที่จะควบคุมทุกขั้นตอน
2. เน้นผลลัพธ์ โดยไม่จำเป็นต้องติดตามหรือควบคุมวิธีการทำงานอย่างเข้มงวด
3. สร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นพื้นที่ปลอดภัย ทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่าและได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการ
4. ส่งเสริมการพัฒนาตนเอง ผ่านการมอบหมายงานที่มีความท้าทาย สนับสนุนในการเรียนรู้และเติบโตในสายงาน
5. สร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมงาน โดยการสื่อสารและรับฟังความคิดเห็นของทุกคน

การบริหารแบบ Micro Management บ่อยครั้งที่งานออกมาสำเร็จเพราะทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม แต่ผลลัพธ์ที่ตามมามักจะเป็นการขัดขวางการพัฒนาและการเติบโตของทีมและองค์กร ผู้นำที่ดีควรเรียนรู้ที่จะมอบหมายงาน เชื่อมั่นในพนักงาน และสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อความคิดสร้างสรรค์และความสำเร็จในระยะยาว

หากคุณเป็นผู้จัดการที่ต้องการพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำ หลักสูตร Manager of the Futureเป็นหลักสูตรที่ออกแบบมาเพื่อเตรียมผู้จัดการให้พร้อมรับมือกับความท้าทาย ในการบริหารทีมและองค์กรในโลกยุคใหม่ที่เต็มไปด้วยความเปลี่ยนแปลง หลักสูตรนี้จะช่วยเสริมสร้างความรู้และทักษะที่จำเป็นในการนำทีมไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน