4 วิธีบริหารให้คนในองค์กรทำงานมีประสิทธิภาพสูง!

การบริหารองค์กรและบริษัท ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ มักประสบปัญหาเดียวกันคือ บริหารคนอย่างไรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลงานดี ๆ ให้กับบริษัท?

เชื่อหรือไม่ว่า งานวิจัยได้มีการยืนยันมาแล้วว่า การบริหารคนในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลด turn over rate ขององค์กรได้มากถึง 50% ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 4 เทคนิคหลัก ๆ ในการบริหารคนในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ และ มี retention rate สูง เพื่อนำไปต่อยอดใช้ในองค์กรต่อไป

1. Motivate Change: ส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงในองค์กร

เข้าใจวัฒนธรรมปัจจุบันขององค์กร

ก่อนที่จะส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้นั้น ผู้บริหารควรจะศึกษาให้เข้าใจถึงวัฒนธรรมขององค์กรในปัจจุบัน และปัญหาที่มีอยู่ เพื่อที่จะสามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุดมากที่สุด การเปลี่ยนแปลงในองค์กรนั้น ต้องเกิดมาจากการเปลี่ยน mindset ของคนที่ทำงาน ให้ทุกคนสามารถเข้าใจถึง culture ขององค์กร และรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรนั้น ๆ ได้

‍ส่งเสริมให้คนในองค์กรสามารถเห็นภาพใหญ่และเข้าใจเป้าหมายของบริษัท  

การที่จะส่งเสริมให้คนในองค์กรเข้าใจและเปลี่ยน mindset มาเป็นแบบ performance management นั้น ต้องใช้เวลาและการสื่อสารที่ถูกวิธี เมื่อพนักงานในองค์กรสามารถเข้าใจถึงภาพรวมและวัฒนธรรมขององค์กรมากขึ้น ก็จะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามเป้าหมายขององค์กร‍

บอก Expectation ที่ชัดเจน และ ให้ feedback อยู่เสมอ 

การตั้ง expectations และวิเคราะห์การทำงานและให้ feedback อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ จะสามารถทำให้พนักงานทำงานออกมาได้ดีขึ้น

วิธีการสื่อสารเป้าหมายของการทำงานนั้น มีหลากหลายวิธี โดยหนึ่งในวิธีหลัก ๆ ที่นิยมใช้กัน คือการตั้งเป้าหมายในรูปแบบ SMART (specific, measurable, attainable, relevant, timebound) หรือการวัด KPIs (key performance indicators) ของการทำงานนั่นเอง โดยสิ่งนี้ควรจะสื่อสารให้ชัดเจนตั้งแต่การเริ่มงาน แต่อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารสมัยใหม่ไม่ควรที่จะยึดติดกับตัวชี้วัดจนลืมบริบทของที่ทำงาน ผู้จัดการหรือผู้บริหารเอง ก็ต้องรู้จักการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ให้เหมาะสมกับบริบท

การ feedback นั้น ควรจะเป็น informal feedback ที่เกิดขึ้นบ่อย และเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายได้พูดแสดงความคิดเห็น ไม่ใช่แบบ one-way feedback ที่ manager เป็นคนออกความคิดเห็นเพียงฝ่ายเดียว ดังนั้น การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี และความเชื่อใจนั้น เป็นสิ่งที่ motivate change และส่งเสริมวัฒนธรรมที่ดีในองค์กร สามารถทำให้พนักงานรู้สึกดีในการทำงานต่อไป

2. สร้างพื้นฐานองค์กรที่ดี

การที่จะสร้างพื้นฐานองค์กรที่ดีได้นั้น ผู้บริหารควรจะลดจำนวนและความสำคัญของ Administrative Requirements และพยายามที่จะโฟกัสแต่สิ่งที่สำคัญในการวัดประสิทธิภาพของการทำงาน เพื่อให้การทำงานมี flow ที่ดีขึ้น ประหยัดเวลา และสามารถประเมินผลได้ง่ายขึ้น

การรับพนักงานเข้ามาใหม่นั้น ย่อมมีความจำเป็นในการเทรนด์และส่งเสริมทักษะที่ควรมีในการทำหน้าที่ที่ได้รับในองค์กร ดังนั้น การมี training session ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น การใช้ assestment result เป็น baseline ในการต่อยอด ทำให้การเทรนด์พนักงานมีความ individualized มากขึ้น หรือจะเป็นการเทรนด์ทั้งระดับ managers และ employees ร่วมกันเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจซึ่งกันและกันมากขึ้น

นอกจากนี้ การสร้างพื้นฐานองค์กรที่มีประสิทธิภาพนั้น คือการเลือก manager หรือผู้บริหารโปรเจคที่มีประสิทธิภาพ โดยหลาย ๆ คนอาจคิดว่า hard skills คือสิ่งที่สำคัญที่สุด แต่สำหรับผู้บริหารระดับ manager ขึ้นไปนั้น ทักษะความเป็นผู้นำ และความสามารถในการบริหารงานและทำงานร่วมกับผู้อื่นนั้น มีความสำคัญมากกว่าเป็นอย่างมาก

สำหรับบริษัทชั้นนำอย่าง Google ที่ technical skills มีความสำคัญในองค์กรเป็นอย่างมาก ทักษะในการให้คำแนะนำเรื่อง technical issues นั้นเป็นทักษะที่สำคัญน้อยที่สุดใน 8 ทักษะที่ดีของผู้นำ

ดังนั้นการเลือก manager ที่สามารถดูแลทีมและนำทีมได้นั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการสร้างพื้นฐานที่ดีให้กับองค์กร

3. ส่งเสริมพฤติกรรมในองค์กรที่ยั่งยืน

เมื่อมีทีมที่พร้อมแล้ว การส่งเสริมการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมากเช่นกัน ดังนั้น การส่งเสริมการให้ feedback ซึ่งกันและกัน และการทำให้ process การ feedback นั้นง่ายขึ้น จะทำให้ culture ขององค์กรมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น การสร้าง social networking tools ที่ช่วยส่งเสริมการแชร์ประสบการณ์ ระหว่างพนักงาน หรือ เรียกง่าย ๆ ว่า การสร้าง community of interest ในองค์กร

4. Monitor and Improve: วัดผลและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

แน่นอนว่า การทำงานในองค์กร จะไม่สามารถพัฒนาได้หากไม่มีการวัดผลและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การวัดผลโดยการใช้ short-pulse survey ก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะสามารถทำให้บริษัทสามารถติดตามผลลัพธ์การทำงานและ feedback ต่าง ๆ ได้ถี่ถ้วนและสม่ำเสมอ

บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Google เอง ก็ไม่ได้เพียงวิเคราะห์การทำงานของ manager เพียงอย่างเดียว แต่มีการส่งเสริมและ coachให้ความช่วยเหลืออีกด้วย สำหรับตัว manager เองนั้น ก็ควรที่จะให้ความสำคัญกับการพูดคุยกับคนในทีม และพยายามให้ความช่วยเหลือและทำความเข้าใจแก่ทุก ๆ คน 

การมี support system และ feedback system ที่ดีนั้น ทำให้องค์กรสามารถที่จะ retain พนักงานที่มีประสิทธิภาพไว้ได้อย่างต่อเนื่อง และพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณสามารถนำ 4 วิธีง่าย ๆ นี้ไปปรับใช้ในการบริหารองค์กรของคุณได้ คุณก็จะสามารถสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และ transform องค์กรจาก vision to mission to culture ได้ 

สำหรับใครที่อยากเรียนรู้ skills ในการบริหารองค์กรเพิ่มเติมจากประสบการณ์ตรงของคุณกระทิง พูนผล ห้ามพลาด! โปรแกรม CXO - Chief Exponential Officer หลักสูตรเพื่อการ Transform ผู้นำและองค์กรให้อยู่รอดในยุค Continuous Disruption อ่านรายละเอียด (คลิก)

#CXO #TheNextCXO

‍

‍

Reference:

https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/creating-a-high-performance-culture

https://www.shrm.org/hr-today/trends-and-forecasting/special-reports-and-expert-views/Documents/High-Performance-Culture.pdf‍