8 เทคนิคการบริหารเวลา สร้างประสิทธิภาพในการใช้ชีวิต

เคยไหม? งานท่วมหัว เวลาไม่พอ ยิ่งทำเยอะเท่าไร งานมันก็ยังไม่หมดไปซักที แถมยังไม่ทันเดดไลน์ซะด้วย ถ้าใช่ล่ะก็… คุณมาถูกที่แล้วล่ะ!

ไม่ว่าคุณจะเป็นมนุษย์เงินเดือน เจ้าของธุรกิจ หรือฟรีแลนซ์ ก็ต้องเคยมีเวลาที่รู้สึกว่าทำอะไรไม่ทัน ทุกสิ่งทุกอย่างมันท่วมท้นไปหมด หรือบางทีก็ใกล้ Deadline เสียจนไม่อยากจะทำอะไรเลย (ไม่ต้องกังวลไป คุณไม่ได้รู้สึกแบบนั้นคนเดียวแน่นอน!) 

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปสำรวจเคล็ดลับเด็ด ๆ ในการ บริหารเวลา ที่จะช่วยให้คุณจัดการชีวิตและงานได้อย่างเป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ และที่สำคัญไม่ต้องเครียดอีกต่อไป!

Highlight 

• การบริหารเวลาคือทักษะสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการใช้ชีวิต การบริหารเวลาที่ดีช่วยเพิ่ม Productivity, ลดความเครียด, พัฒนาคุณภาพงาน และเพิ่มโอกาสในการเติบโตทางอาชีพ

• การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถทำได้ด้วยการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้เรามีทิศทางที่ชัดเจนในการทำงาน ต่อมาคือการจัดลำดับความสำคัญ และการใช้ Time Blocking ช่วยให้เราจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละงานได้อย่างเหมาะสม
• ในการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ มีเครื่องมือหลายอย่างที่สามารถนำมาใช้ได้ เช่น การใช้ To-do List, Project Management Software หรือเทคนิค Pomodoro เพื่อช่วยในการแบ่งเวลาทำงาน

การบริหารเวลา (Time Management) คือ ทักษะในการวางแผน จัดสรร และควบคุมการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ทั้งในด้านการทำงาน การเรียน และชีวิตส่วนตัว การบริหารเวลาที่ดีไม่ได้หมายถึงการทำงานหนักขึ้นหรือนานขึ้น แต่หมายถึงการทำงานอย่างชาญฉลาด โดยวัดกันที่ผลลัพธ์และประสิทธิภาพที่เกิดขึ้น

การบริหารเวลาเป็นพื้นฐานสำคัญต่อการมีภาวะผู้นำ เนื่องจากผู้นำที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถจัดการเวลาของตนเองและทีมได้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานที่เป็น Project-based ซึ่งแต่ละงานมีกำหนดเวลาของตัวเอง ดังนั้น การบริหารคนและบริหารเวลาจึงมักเป็นสิ่งที่มาคู่กัน

นอกจากนี้เทคนิคการบริหารเวลา ที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่ม Productivity เท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดที่งานจะเสร็จไม่ทันเวลา รวมถึงเพิ่มความพึงพอใจในงาน และนำไปสู่ความสำเร็จในระยะยาวได้ ดังนั้นการบริหารเวลาจึงเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคน โดยเฉพาะผู้นำ ควรพัฒนาและฝึกฝนอย่างต่อเนื่องเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานและการใช้ชีวิต

การบริหารเวลา เป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงาน โดยส่งผลดีต่อทั้งตัวบุคคลและองค์กรในหลายด้าน ได้แก่

1. เพิ่ม Productivity: การจัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่เท่ากัน ส่งผลให้ผลงานโดยรวมขององค์กรเพิ่มขึ้น
2. ลดความเครียดและป้องกันภาวะหมดไฟ (Burnout): การบริหารจัดการเวลาที่ดีช่วยลดความรู้สึกว่างานท่วมหัว และความเครียดจากการทำงาน ทำให้พนักงานมีสุขภาพจิตที่ดีขึ้น
3. พัฒนาคุณภาพงาน: เมื่อมีการวางแผนและจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสม พนักงานจะมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบและพัฒนาผลงานให้มีคุณภาพสูงขึ้น
4. เพิ่มโอกาสในการเติบโตในอาชีพ: ทักษะการบริหารเวลาที่ดีเป็นคุณสมบัติสำคัญที่องค์กรมองหาในการเลื่อนตำแหน่งหรือมอบหมายโครงการสำคัญ

ด้วยความสำคัญนี้ หลายองค์กรจึงให้ความสำคัญกับการพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของพนักงานผ่านการอบรมพนักงาน โดยเฉพาะการจัด In-House Training ด้านการบริหารเวลา ซึ่งมีข้อดีคือสามารถปรับเนื้อหาให้เข้ากับบริบทและความต้องการเฉพาะขององค์กรได้

ซึ่งทาง Disrupt เองก็มีหลักสูตรที่สอนเรื่องจัดการเวลา เช่น

• เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
• การใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีในการจัดการเวลา
• การจัดลำดับความสำคัญของงาน
• การจัดการกับสิ่งรบกวนและการผัดวันประกันพรุ่ง

การลงทุนในการพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของพนักงานผ่านการอบรม ไม่เพียงแต่จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคน แต่ยังส่งผลดีต่อ Productivity โดยรวมขององค์กร สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานของพนักงานอีกด้วย

การบริหารเวลา เป็นทักษะที่สามารถพัฒนาได้ด้วยการฝึกฝนและใช้เทคนิคที่เหมาะสม ทีม Disrupt ได้รวบรวม 8 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการใช้ชีวิตของคุณ

1. ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน

การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เป้าหมายที่ดีควรมีลักษณะ SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) คือ เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง สอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่ และมีกำหนดเวลาชัดเจน การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณรู้ว่าควรทุ่มเทเวลาและทรัพยากรไปกับอะไร และช่วยในการตัดสินใจเมื่อต้องเลือกระหว่างงานต่าง ๆ

ศึกษาเกี่ยวกับการตั้งเป้าหมายตามหลัก SMART เพิ่มเติมได้ที่ บทความ  : SMART GOAL

2. วางแผนการดำเนินงาน

หลังจากมีเป้าหมายชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวางแผนการดำเนินงาน การวางแผนที่ดีจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำและกำหนดขั้นตอนย่อย ๆ ที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมาย ใช้เครื่องมือช่วยวางแผน เช่น ปฏิทิน, Gantt Chart หรือแอปพลิเคชันด้าน Project Management เพื่อจัดการกับงานและกำหนดเวลาให้ชัดเจน การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยลดความกังวลและทำให้คุณรู้สึกควบคุมเวลาได้ดีขึ้น

3. จัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ ใช้เทคนิค Eisenhower Matrix เพื่อแยกแยะงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน แล้วจัดการตามลำดับ

1. งานสำคัญและเร่งด่วน: ทำทันที
2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนและกำหนดเวลาทำ
3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มอบหมายให้ผู้อื่นหากเป็นไปได้
4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ตัดทิ้งหรือทำเป็นลำดับสุดท้าย

4. แบ่งเวลาให้เหมาะสม

การแบ่งเวลาให้เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของเทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ โดยสามารถใช้หลักการ "Time Blocking" โดยกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ เช่น

• ช่วงเวลาสำหรับงานที่ต้องการสมาธิสูง
• ช่วงเวลาสำหรับการประชุมหรือติดต่อสื่อสาร
• ช่วงเวลาสำหรับงานบริหารหรืองานเอกสาร

การแบ่งเวลาแบบนี้จะช่วยให้คุณมีโฟกัสกับงานแต่ละประเภทได้ดีขึ้น และลดการเสียเวลาจากการสลับไปมาระหว่างงานต่าง ๆ

5. จัดการงานยากก่อน

หลักการ "Eat That Frog" ของ Brian Tracy แนะนำให้เริ่มวันด้วยการทำงานที่ยากหรือท้าทายที่สุดก่อน เมื่อคุณมีพลังงานและสมาธิสูงสุดในช่วงเช้า การจัดการกับงานยากในช่วงนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกประสบความสำเร็จและมีแรงจูงใจในการทำงานต่อไปตลอดทั้งวัน นอกจากนี้ยังช่วยลดความเครียดและความกังวลที่อาจเกิดขึ้นหากปล่อยงานยากไว้จนถึงช่วงท้ายของวัน

6. ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก

การบริหารเวลาที่ดีไม่ได้หมายถึงการทำทุกอย่างให้ได้ แต่หมายถึงการเลือกทำสิ่งที่สำคัญและมีคุณค่าต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ ฝึกการปฏิเสธงานหรือกิจกรรมที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหรือไม่ได้สร้างคุณค่าอะไรต่อเรา นอกจากนี้ลดการทำอะไรที่ทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น เช่น การเช็คโซเชียลมีเดียบ่อยเกินไป หรือการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ

7. หลีกเลี่ยงการทำหลายอย่างพร้อมกัน

แม้ว่าการ Multitasking อาจดูเหมือนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกับงานหลายอย่าง แต่ในความเป็นจริงแล้ว มักจะทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมลดลง การสลับไปมาระหว่างงานต่าง ๆ ทำให้สมองต้องปรับตัวใหม่ทุกครั้ง ซึ่งใช้ทั้งเวลาและพลังงาน แทนที่จะทำหลายอย่างพร้อมกัน ให้โฟกัสกับงานทีละอย่างจนเสร็จ หรือจนถึงจุดที่เหมาะสมก่อนจะเปลี่ยนไปทำงานอื่น วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

8. แบ่งเวลาเพื่อพักผ่อน

การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการทำงานตลอดเวลา แต่รวมถึงการจัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อนและฟื้นฟูพลังงานด้วย การพักสั้น ๆ จะช่วยรักษา Productivity ในระยะยาว เช่น การใช้เทคนิค Pomodoro (ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที) หรือกำหนดช่วงพักสั้น ๆ ระหว่างวัน นอกจากนี้อย่าลืมจัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อนระยะยาว เช่น วันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันลาพักร้อน เพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้ฟื้นฟูอย่างเต็มที่

การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ไม่ต้องเป็นกังวลไป ทีม Disrupt ได้เตรียม 5 เครื่องมือที่จะช่วยให้ทุกคนจัดหารเวลาได้ง่ายและลื่นไหลมากขึ้น เรามาดูกันเลยดีกว่าว่าคุณเหมาะกับเครื่องมือแบบไหน!

1. การทำ To-do List

To-do List หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นเครื่องมือพื้นฐานแต่ทรงพลังมาก To-do List ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดที่ต้องทำ ช่วยจัดลำดับความสำคัญ และทำให้คุณรู้สึกมีความคืบหน้าเมื่อได้ขีดฆ่างานที่เสร็จแล้ว ในปัจจุบันมีแอปพลิเคชันที่มาช่วยในการจดรายการที่ต้องทำ เช่น Todoist, Microsoft To Do หรือแม้แต่สมุดโน้ตธรรมดาก็ได้ สิ่งสำคัญคือการคอยเช็กและอัปเดตอยู่เสมอเพื่อให้มั่นใจว่าคุณกำลังทำงานที่สำคัญที่สุด และไม่มีงานใดตกหล่น

2. การรวมกลุ่มงานที่คล้ายกันมาทำพร้อมกัน

ตัวอย่างการรวมกลุ่มงานที่คล้ายกัน (Task Batching)

ขอขอบคุณภาพจากบทความ Blocking and Batching - Leveling Up Your Time Management

การรวมกลุ่มงานที่คล้ายกัน (Batch Related Tasks) เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แทนที่จะสลับไปมาระหว่างงานต่างประเภท คุณจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันและทำพร้อมกัน เช่น ตอบอีเมลทั้งหมดในช่วงเวลาเดียว หรือทำงานเอกสารทั้งหมดในช่วงบ่าย วิธีนี้ช่วยลดเวลาที่เสียไปกับการเปลี่ยนบริบทของงาน และช่วยให้คุณเข้าสู่ "โหมด" การทำงานนั้น ๆ ได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถใช้ปฏิทินหรือแอปบริหารเวลาเพื่อกำหนดช่วงเวลาสำหรับงานแต่ละประเภท

3. การใช้ Project Management Software

Project Management Software เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการจัดการงานที่ซับซ้อนหรือโครงการขนาดใหญ่ แอปพลิเคชันเช่น Trello, Asana หรือ Microsoft Project ช่วยให้คุณสามารถแบ่งโครงการออกเป็นงานย่อย ๆ กำหนดวันที่ต้องเสร็จ มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม และติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโครงการและจัดการกับการบริหารเวลาในระดับที่ใหญ่ขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. เครื่องมือติดตามการใช้เวลา

ตัวอย่างการใช้โปรแกรม Toggl

ขอขอบคุณภาพจากเว็บไซต์ Toggl

การจับเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ จะช่วยให้เข้าใจว่าใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในแต่ละวัน แอปพลิเคชัน เช่น RescueTime, Toggl หรือ Clockify จะบันทึกเวลาที่คุณใช้กับแต่ละงานหรือแอปพลิเคชัน ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ และช่วยในการปรับปรุง การบริหารจัดการเวลา ของคุณ นอกจากนี้การรู้ว่ากำลังถูกจับเวลาอยู่ยังช่วยเพิ่มแรงจูงใจให้คุณโฟกัสกับงานมากขึ้นอีกด้วย

5. เทคนิค Pomodoro 

ขอขอบคุณภาพจากเว็บไซต์บทความ How to manage time using the Pomodoro Technique

เทคนิค Pomodoro เป็นวิธีการบริหารเวลาที่แบ่งงานออกเป็นช่วง ๆ ช่วงละ 25 นาที (เรียกว่า "Pomodoro" หมายถึง มะเขือเทศในภาษาอิตาเลียน) สลับกับการพักสั้น ๆ 5 นาที หลังจากทำครบ 4 รอบ ให้พักยาว 15-30 นาที เทคนิคนี้ช่วยรักษาสมาธิและป้องกันการเหนื่อยล้าจากการทำงานต่อเนื่องเป็นเวลานาน คุณสามารถใช้แอปพลิเคชันเช่น Forest, Focus To-Do หรือแม้แต่นาฬิกาจับเวลาธรรมดาเพื่อทำตามเทคนิคนี้ได้เลย (เหมาะกับคนที่ไม่สามารถโฟกัสอะไรนาน ๆ ได้)

ในฐานะที่ผู้เขียนก็เป็นคนขี้เกียจคนหนึ่ง เลยคิดว่าหลาย ๆ คนคงจะข้ามมาอ่านตรงนี้เลย แต่ไม่เป็นไร เดี๋ยวเราจะสรุปสั้น ๆ ให้ฟังแบบเข้าใจง่าย ๆ ก็คือการบริหารเวลาที่ดี จะช่วยให้เรานั้นทำงานเสร็จ หรือทำตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ โดยไม่ใช่การทำทุกอย่าง เรียกง่าย ๆ ว่าการใช้เวลาอย่างฉลาดและคุ้มค่านั่นเอง ซึ่งก็ทำให้เราประหยัดเวลาที่ต้องมานั่งกังวลเกี่ยวกับงานนั้น ๆ ด้วย โดยเราสามารถเริ่มได้ตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย SMART ไปจนถึงการใช้ Eisenhower Matrix และ Time Blocking ล้วนเป็นขั้นตอนสำคัญในการเริ่มต้นจัดการเวลา หรือแม้กระทั่งจัดการชีวิตของเราเอง

อย่างไรก็ตาม ทักษะการบริหารเวลาไม่ได้สำคัญเฉพาะตัวบุคคลเท่านั้น แต่ยังสำคัญอย่างมากในแง่ขององค์กร โดยเฉพาะระดับผู้นำตั้งแต่ Team Leader, Manager หรือแม้กระทั่ง CEO เองก็ตาม ที่ Disrupt เรามี Corporate Program ที่ออกแบบมาเพื่อยกระดับทักษะการบริหารเวลาของทั้งองค์กร โปรแกรมของเราไม่เพียงแต่สอนทฤษฎี แต่ยังเน้นการฝึกปฏิบัติจริงผ่าน Workshop และ Case Study ที่ปรับให้เข้ากับบริบทของแต่ละองค์กร ไม่ว่าคุณจะเป็น Startup ที่ต้องการเพิ่ม Productivity หรือบริษัทใหญ่ที่ต้องการสร้าง Work-Life Balance ให้พนักงาน เราพร้อมช่วยคุณ

สนใจ In-house Training Program หรือ คอร์สอบรมสำหรับองค์กร สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Disrupt Corporate Program

Email: all@disruptignite.com 

Facebook >> Disrupt Technology Venture 

LINE ID: @disruptignite (มีเครื่องหมาย @)

‍