Kanban คืออะไร ? เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

คนที่ทำงานสาย Software หรือสายเทคจะคุ้นเคยกับ Kanban Board อยู่แล้ว เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ช่วยประสิทธิภาพของการทำงาน โดยผู้ที่ทำงานจะทราบการไหลของงาน และทำให้ทุกคนในทีมทราบ Workflow ว่าตอนนี้งานของทีมอยู่ตรงไหน กระบวนการโดยภาพรวททั้งหมดจะถูกทำให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นด้วย Kanban Board นั่นเอง

ในบทความนี้ เราจะทำให้ทุกคนได้รู้จักกับ Kanban Board มากขึ้น รวมทั้งวิธีการนำไปใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ และทำให้การทำงานแบบ Agile นั้นประสบผลสำเร็จ

Highlight

Kanban คือระบบที่ Toyota ที่ได้คิดค้นขึ้น เพื่อพัฒนากระบวนการผลิต ซึ่งต่อมาได้มีการนำไปต่อยอดในการพัฒนากระบวนการไหลของงานในองค์กรแบบอื่น ๆ

• Kanban Board คือกระดานที่ได้รับการพัฒนามาเพื่อดูการไหลของงาน (Workflow) เพื่อทำให้เกิดความโปร่งใส และการมองเห็นงานของแต่ละคนหรือแผนกได้ง่ายขึ้น 
• Kanban Board เป็นเครื่องมือที่ช่วยทำให้การทำงานแบบ Agile นั้นง่ายขึ้น เนื่องจากทำให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการทำงานอยู่อย่างสม่ำเสมอ

Kanban คือแนวคิดของการพัฒนาระบบการทำงานซึ่งมีพื้นฐานมาจากการพัฒนากระบวนการผลิต โดย Taiichi Ohno วิศวกรประจำบริษัท TOYOTA เป็นผู้ที่ริเริ่มสังเกต ว่าเราจะทำอย่างไรให้งานที่เราทำออกมานั้นตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างพอดี 

Kanban (คัมบัง) ในภาษาญี่ปุ่นมีความหมายว่า “ป้ายแสดง” ซึ่งในทางปฏิบัติคือการใช้ป้ายแสดงในการแสดงสถานะของงาน โดยจะมีการใช้ Kanban Board เป็นตัวแสดงสถานะการไหลของงานชิ้นหนึ่ง ๆ

ในช่วงแรก Kanban Board คือกระดานไวท์บอร์ดที่วาดรูปโดยแบ่งคอลัมน์เป็นสเตตัสงานต่าง ๆ เช่น Backlog, To Do, Doing, Done และต่อมาก็มีการใช้ Post it ในการเขียนงาน และแปะลงไปในช่องสถานะนั้น ๆ เพื่อให้เห็นว่าตอนนี้งานชิ้นนั้นอยู่ตรงไหนแล้ว 

ในการทำงานแบบ Agile เป็นการงานที่ต้องใช้ Feedback Loop และการทำงานที่เห็นภาพร่วมกัน การใช้ Kanban Board เข้ามาช่วย จึงทำให้ผู้ที่ต้องการทำงานแบบ Agile สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น เมื่อเราประชุม และมีการรีวิวงาน จะรู้จากตัวบอร์ดเลยว่า งานของใครอยู่ในสถานะไหน และสามารถพูดคุยในได้อย่างตรงไปตรงมาหากงานมีการไหลล่าช้ากว่าที่กำหนด ว่าติดอะไรตรงไหน และสามารถฟีดแบคกันได้ทันท่วงที

Kanban มีกฎการทำงานอยู่ 3 ข้อ

จุดสำคัญของ Kanban คือการทำให้เกิดการบริหาร Workload ที่ดีขึ้น ดังนั้นจะมีการสร้าง limit กับงานของแต่ละตำแหน่ง

Kanban Board จะแสดงภาพการทำงานของ Workflow ที่ชัดเจน ทุกคนดูบอร์ดแล้วเข้าใจว่างานแต่ละชิ้นอยู่ที่ขั้นตอนไหน หรือติดขัดอย่างไร เพื่อที่จะทำงานแบบ Agile และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วัดระยะเวลาของการทำงานชัดเจน เรียกว่า Cycle Time หรือระยะเวลาที่หนึ่ง Post it หรือการ์ดงานจะเปลี่ยนสถานะ เช่น ขยับจาก To do เป็น Doing ใช้เวลาเท่าไหร่

ทุกอย่างเริ่มในช่วงปลายปี ค.ศ.  1940 ที่ Taiichi Ohno วิศวกรประจำบริษัท TOYOTA เป็นผู้ที่ริเริ่มสังเกต ว่าเราจะทำอย่างไรให้งานที่เราทำออกมานั้นตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างพอดี ไม่มีของเสีย  โดยเขาเริ่มจากการตั้งคำถามว่า สตาฟใน Supermarket รู้ได้อย่างไรว่าต้องเติมของเท่าไหร่ และตอนไหน? เขาจึงได้ถามสตาฟและได้คำตอบมาว่า สตาฟเหล่านั้นจะมีใบเสร็จการซื้อของของลูกค้า เลยรู้ว่าของอะไรที่หายไปจากชั้นวาง และจะต้องเติมเท่าไหร่เพื่อนำมาทดแทนอย่างพอดี Taiichi จึงได้กลับไปพัฒนาระบบ TPS (Toyota Production System) จนในที่สุดเป็น Kanban นั่นเอง

ในช่วงนั้นการผลิตยังเป็นแบบการผลิตจำนวนมาก (Mass Production) เน้นที่จำนวน แต่ไม่ได้ดูความต้องการของลูกค้า ตามแนวคิดของ Lean คือกระบวนการที่อาจทำให้อาจเกิดของเสีย หรือการมีของที่ไม่สร้างคุณค่าในงาน Toyota จึงได้พัฒนากระบวนการผลิตที่ชื่อว่า JIT หรือ Just in Time ที่เน้นการผลิตของเมื่อได้รับคำสั่งการผลิตเท่านั้น ซึ่งต่อมา Kanban Board ก็ได้เข้ามาช่วยพัฒนากระบวนการทำงานแบบ JIT ของ Toyota นั่นเอง

(To Do, Doing และ Done)

ปกติแล้วการทำงานของ Kanban Board ในปัจจุบันที่นิยม จะเป็นกระดานที่โชว์สถานะของงาน โดยอาจแบ่งเป็น คอลัมน์ To Do, Doing, Done ซึ่งสถานะ (Status) เหล่านี้สามารถปรับตามสถานะที่เหมาะสมกับหน้างานได้เลย และสามารถยังกำหนดได้ว่ามีงานกี่งานในแต่ละช่องคอลัมน์ ซึ่งแต่ละทีมควรกำหนดจำนวนงานที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น To Do มีได้ 5 งาน, Doing มีได้แค่ 3 งาน ส่วน Done อาจจะมีทั้งหมดกี่งานก็ได้เนื่องจากเป็นงานที่สำเร็จแล้ว เป็นต้น เพื่อทำให้เกิดโฟกัส และลดความพะวงที่มีกับงานในอนาคต 

การใช้ Kanban จึงเข้ามาช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน สร้างลำดับความสำคัญ (Priority) และทำให้เกิด Feedback Loop ในทีม โดยปัจจุบันมีการใช้งาน tools ที่หลากหลาย เช่น Trello, Miro Board,  Monday.com และ Hygger เป็นต้น

ประโยชน์ของ Kanban ที่จะทำให้ทีมทำงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

1. เห็นภาพรวม Workflow: Kanban Board ช่วยทำให้คนในทีมได้เห็นภาพรวมของงาน และสถานะที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งทำให้ทีมแต่ละสามารถจัดลำดับความสำคัญงานได้ดียิ่งขึ้นผ่านการ์ดคัมบัง
2. บริหารโปรเจกต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ: เพราะ Kanban Board สามารถอำนวยความสะดวกให้หัวหน้าโปรเจคมอบหมายให้แต่ละบุคคล พร้อม Deadline ได้ ซึ่งจะมีการติดตามงานผ่านการ์ด หรือ Post-it ที่เลื่อนไปตามสถานะในแต่ละคอลัมน์
3. สนับสนุนการทำงานแบบข้ามฝ่าย: Kanban ช่วยให้เห็นทั้งงานของตนเองและของเพื่อนร่วมทีม โดยเฉพาะในการประชุมระหว่างแผนก ทำให้ทุกทีมเห็นภาพรวมงานชัดเจนและเกิดความโปร่งใสในการทำงานร่วมกัน
4. ลดการทำงานซ้ำซ้อน: Kanban ช่วยให้ทีมระบุงานที่กำลังทำอยู่ได้ และลดการทำงานซ้ำซ้อนในกระบวนการทำงานได้ โดยการจำกัดงาน Work in Progress ทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานสำคัญ ลดการทำงานซ้ำซ้อน และลดเวลารอคอยระหว่างขั้นตอน ส่งผลให้เพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของทีม

Kanban Board เป็นเครื่องมือที่เปลี่ยนแปลงการทำงานของหลากหลายอุตสาหกรรม ให้มีการทำงานที่ประสิทธิภาพ และสามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ โดยคนในทีมสามารถใช้ Post it และบอร์ดที่แบ่งเป็นคอลัมน์สถานะการทำงานต่าง ๆ ตั้งแต่ต้นน้ำ จนถึงปลายน้ำของการทำงาน ซึ่งสามารถช่วยให้การทำงานแบบ Agile นั้นทำได้ง่ายขึ้นด้วย เพราะจะสร้าง Feedback Loop ให้เกิดขึ้นโดยง่าย เกิดความโปร่งใสในทีม และระหว่างทีม หากสนใจการพัฒนากระบวนการทำงานแบบ Agile สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่ Disrupt Corporate Program