OKR คืออะไร ? องค์กรควรนำไปใช้อย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพ

หลายๆ องค์กรมีการประเมินผลงาน หรือติดตามผลการปฏิบัตงานของพนักงานในรูปแบบที่หลากหลาย อย่างการใช้ Balance Scorecard และการใช้ KPI แต่หลังจากที่ บริษัท Tech ระดับโลกอย่าง Intel และ Google ได้นำการประเมินผลที่เรียกว่า OKR (Objective and Key Result) มาใช้ ทำให้องค์กรหลากหลายองค์กรอยากใช้ตามเพราะอยากสร้างอะไรเจ๋ง ๆ หรือทำให้การประเมินผลงานเป็นการกระตุ้นบุคลากรของตนเอง 

ในบทความนี้เราจะมาทำความรู้จัก OKR และความแตกต่างกับตัววัดผลอื่น ๆ รวมไปถึงการใช้ OKR ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในองค์กร

Highlight

การใช้ OKR คือการตั้งเป้าหมายโดยมีแรงจูงใจและความท้าทายเพื่อให้ทุกคนผลักดันตัวเองให้ไปถึงเป้าหมายนั้น มักจะใช้ในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ให้กับองค์กร

• OKR ที่ดีต้องมีการตั้งเป้าหมายที่ไม่บรรลุได้ง่ายจนเกินไป แต่ต้องไม่ยากจนเกินความเป็นจริง มีความชัดเจน และทุกคนเข้าใจได้
• OKR ต้องมีกรอบระยะเวลา และผู้ที่ติดตามประเมินผลอาจเป็นหัวหน้าทีม หรือมีการแต่งตั้ง OKR Master มาติดตามผล

OKR นั้นย่อมาจาก Objective and Key Results โดยตัว O (Objective) คือวัตถุประสงค์ หรือการบอกจุดมุ่งหมายของหน่วยงาน (What) ในขณะที่ Key Results (KR) นั้นคือตัวชี้วัดที่สะท้อนถึงผลลัพธ์ของความสำเร็จในเป้าหมาย (How) นั่นเอง ซึ่งหลักการของ OKR นั้นจะเน้นไปที่การตั้งเป้าหมายเพื่อส่งเสริมการสร้างแรงจูงใจจากภายในของพนักงานเป็นหลัก เมื่อพนักงานเห็นเป้าหมายจะรู้สึกถึงแรงผลักดัน และอยากก้าวไปข้างหน้าเพื่อทำมันให้สำเร็จ ซึ่งสิ่งนี้จะทำให้เกิด Alignment อย่างมากในองค์กร

OKR นั้นถูกริเริ่มจาก Andy Grove ในบริษัท Intel ตั้งแต่ปี 1974 และถูกนำมาใช้จนมีชื่อเสียงโดยเพื่อนร่วมทีมคนสนิทของเขา John Doerr ซึ่งภายหลังได้ไปทำงานให้กับ Google และได้นำ OKR ไปใช้จนประสบผลสำเร็จ 

โดยปกติแล้วการตั้ง OKR จะไม่ใช่การตั้งเป้าหมายที่สำเร็จแน่นอน เพราะเป็นการวัดผลที่ต้องการให้ทุกคน “ฝันใหญ่” ดังนั้นจะเป็นเป้าหมายที่ท้าทายจนเรียกว่าเข้าใกล้ความเป็นไปไม่ได้ แต่ยังมีโอกาสที่เราจะไปถึง ดังนั้นจึงนิยมนำมาใช้ในการผลักดันองค์กรที่ต้องการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ การตั้งเป้าหมายใหม่ ผลักดันคน ซึ่งอาจมีการนำมาใช้ผสมผสานกับตัววัดผลอื่น ๆ ในองค์กรด้วย

O (Objective) หรือ วัตถุประสงค์หลัก เป็นการบอกว่าอะไรจุดมุ่งหมายของหน่วยงาน (What) 

หลักการตั้งวัตถุประสงค์ (Objective) ที่ดี

1. ควรตั้งวัตถุประสงค์ หรือ เป้าหมายที่ท้าทาย ที่ทำให้เกิดแรงผลักดันและแรงกระตุ้น ชนิดที่ว่าพนักงานเห็นแล้วต้องตาวาว หรือรู้สึกอยากไปให้ถึงเป้าหมาย
2. Objective หรือวัตถุประสงค์ควรมีลักษณะในเชิงคุณภาพ มากกว่าเชิงปริมาณ
3. ตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ เป้าหมายหลักขององค์กร เพราะจะช่วยส่งเสริมเป้าหมายหลักให้สำเร็จไปด้วยได้
4. ไม่ควรตั้งเป้าหมายที่อยากที่จะบรรลุเกินจริง ซึ่งอาจทำให้กำลังใจของพนักงานถดถอย
5. เป้าหมายของแต่ละแผนกไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน แต่ต้องตั้งตามความสามารถและเหมาะสมกับงานของแต่ละคน 
6. ควรมีจํานวน Objective ประมาณ 3-5 ข้อเท่านั้น เพื่อเพิ่มโฟกัสให้กับเป้าหมาย

K (Key Results) เป็นการวัดว่า Objective ที่เราสร้างขึ้นแต่ละ ข้อนั้น จะทราบได้อย่างไรว่าเราอยู่ตรงไหนแล้ว ใกล้เป้าหมายมากเพียงใด ดังนั้น Key results ใน OKR จะเป็นตัววัดในเชิงปริมาณ ที่มีการกําหนดค่าเป้าหมายชัดเจน เช่น กำหนดการเสร็จ ยอดที่เป็นตัวเลข การกระทำที่ชัดเจน (Action Item) 

หลักการตั้งตัววัด หรือผลลัพธ์ (Key Result) ที่ดี

1. ตัววัด หรือผลลัพธ์ต้องมีความสอดคล้องกันเป้าหมาย
2. จะต้องวัดผลได้ง่าย และมีค่าเป้าหมาย ชัดเจนเช่น อย่าบอกเพียงแค่ว่า จํานวนมาก ให้บอกให้ชัดจำนวนเท่าไหร่ จึงถือว่าสำเร็จ
3. KR ต่อวัตถุประสงค์ (O) หนึ่ง ๆ ไม่ควรเกิน 3-5 ข้อ เพื่อให้การวัดผลอย่างมีประสิทธิภาพ
4. เราสามารถตั้ง Key Result ได้ 2 ประเภท ได้แก่ some text

            a. Activity-Based Key Results เป็น Key Results ที่กล่าวถึง กิจกรรมที่สําคัญที่จะทําให้สําเร็จ (Milestone) เช่น ปล่อยตัวโปรดักใหม่ในวันที่ 1 เดือนหน้า‍

            b.Value-Based Key Results เป็น Key Results ที่กล่าวถึง ผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการ เช่น โปรดัคมียอดผู้ใช้ทะลุ 3 ล้านคนใน 6 เดือน

การเขียน OKR ที่ดีนอกจากจะทำให้เป้าหมายของผู้ใช้ชัดเจน เป็นรูปธรรมแล้ว ยังช่วยสร้างแรงบันดาลใจมหาศาลในกับคนในองค์กร และทุกคนสามารถรับรู้ได้ทั่วถึงกัน 

ตัวอย่างการเขียน OKR ที่ดี นั้นนอกจากจะต้องมีความ Align หรือสอดคล้องกันทั้งบนและล่าง (ระดับองค์กร จนถึงลูกน้อง) ยังต้องสอดคล้องกันในแนวราบหรือ Horizontal ด้วย ซึ่งก็คือความสอดคล้องระหว่างแผนก เมื่อมีการถือเป้าหมายที่ทับซ้อนกันจึงต้องเกิดการพูดคุยและตัดสินใจโดยผู้บริหาร OKR ที่ดีจึงต้องทำให้เกิดความชัดเจน โปร่งใส และช่วยให้คนเข้าใจความเชื่อมโยงไปยังเป้าหมายใหญ่ขององค์กรนั่นเอง

Objective 1:  สร้างแพลตฟอร์มที่ช่วยบริหารการเงิน อันดับ 1 ของประเทศไทย

KR1:  มีผู้ใช้งาน (Active User) มากกว่า 1,000,000 รายใน 1 ปี 

KR2:  มีรายได้จากแพล็ตฟอร์มเติบโต 40%

KR3: ออกฟีเจอร์ใหม่อย่างน้อย 1 ฟีเจอร์ทุกไตรมาส

การตั้ง OKR ที่ดีจะต้องมีการทำให้เกิดการทำในระดับองค์กร กระจายลงสู่ระดับฝ่าย และสุดท้ายลงมาที่ทีมให้ได้ ซึ่งโดยปกติจะทำ OKR ของตลอดทั้งปี และนำมาย่อยเป็น OKR ไตรมาส เพื่อให้เกิดการติดตามผลที่มีประสิทธิภาพ 

ถ้าเป็นร้านค้าหรือองค์กรที่มีสาขา ก็จำเป็นต้องกำหนด OKR จากสำนักงานใหญ่ และถ่ายทอดลงมาเป็น OKR ที่สอดคล้องในระดับสาขา จากนั้นก็เป็นระดับทีม หรือบุคคลนั่นเอง 

จากตัวอย่างการเขียน OKR ข้างต้น หากต้องการให้ OKR ระดับองค์กรถูกกระจายลงมาเป็นของทีมการตลาด อาจจะเลือก KR ที่สอดคล้องกับแผนกของตนเองมาตั้งเป็น Objective และสร้าง Key Result ย่อยต่อไป เช่น 

OKR ฝ่ายการตลาดของแพลตฟอร์มการเงินข้างต้นอาจจะตั้งเป้าหมาย OKR ของฝ่ายได้ดังนี้

Objective 1:  มีผู้ใช้งาน (Active User) มากกว่า 1,000,000 รายใน 1 ปี 

KR1: หาผู้ใช้รายใหม่ผ่านแคมเปญการตลาดได้ 250,000 คนต่อไตรมาส

KR2: สร้างสัดส่วนของผู้ใช้รายเดิมมากขึ้น 50%

และในระดับทีมที่ย่อยลงไป จะต้องหยิบ KR ระดับฝ่ายมาตั้งต้น และมีตัวชี้วัดย่อยของตนเองต่อไปนั่นเอง ในการทำแบบนี้ นอกจากจะทำให้เป้าหมายของทั้งองค์กรมีความสอดคล้องกันแล้ว ยังทำให้ความโปร่งใส และความกดดันเชิงบวกเกิดขึ้นในองค์กร ซึ่งถ้าผู้นำใช้ OKR ในการผลักดัน ก็จะสามารถทำให้ทุกฝ่ายมุ่งเป้าไปสู่เป้าหมายเดียวกันได้สำเร็จ

แม้ผู้คนมักเข้าใจผิด และชอบเปรียบเทียบการวัดผลทั้งสองแบบนี้ ว่าควรใช้แบบไหนมากกว่า แต่จริง ๆ แล้ว การตั้งเป้าหมายและวัดผลนั้นสามารถทำได้ในหลากหลายรูปแบบ ทั้งแบบผสมผสาน หรือใช้อย่างได้อย่างหนึ่ง ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้งาน 

KPI หรือ Key Performance Indicator เป็นดัชนี้ชี้วัดผลสัมฤทธิ์ของงานที่ได้วางไว้ จึงมีจุดประสงค์แตกต่างกับ OKR โดยสิ้นเชิง OKR นั้นคือการตั้งเป้าหมายเพื่อกระตุ้นให้อยากบรรลุ มากกว่าการวัดว่าทำสำเร็จหรือยัง ดังนั้นองค์กรจึงไม่ควรนำ OKR มาประเมินผลของการทำงานและประเมินเงินเดือน

ที่สำคัญคือ OKR นั้นมุ่งเน้นแรงจูงใจภายในในการทำงาน จึงไม่ควรเป็น To-do-list ที่ตั้งเพื่อให้เกิดการกระทำนั้น ๆ แต่เน้นไปที่การสร้างแรงบันดาลใจใหม่ ๆ มากกว่า 

คำถามคือ แล้วเงินเดือนหรือโบนัส ควรใช้อะไรประเมิน? จริง ๆ แล้วควรใช้ระบบการประเมินผลงานที่มีอยู่ เช่น KPI, Competencies หรือ การประเมิน 360 องศาจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานมากกว่า  ไม่ควรเอา OKR ไปแทนระบบเดิม ซึ่งอาจไม่ได้แก้ปัญหาระบบการประเมินผลไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากไม่ใช่วัตถุประสงค์หลักของ OKR นั่นเอง

‍ถ้าองค์กรอยากนำ OKR มาผูกกับผลตอบแทนได้หรือไม่? คำตอบคือ ‘ได้’ โดยอาจจะอยู่ในรูปแบบรางวัล หรือ Recognition การชื่นชมที่ได้ตั้งใจนำ OKR ไปใช้ แต่ไม่แนะนำให้ประเมินคนที่ความสำเร็จเท่านั้น เพราะจะทำให้คนไม่กล้าตั้งเป้าหมายใหญ่ หรือเป้าหมายที่เป็น “Moonshot” นั่นเอง

• ตั้งเป้าหมายร่วมกัน: OKRs เป็นระบบที่เป็นแบบทั้ง Top-down และ Bottom Up ซึ่งเน้นความโปร่งใส และเพิ่มแรงจูงใจให้กับทุกคน 
• ตั้งเป้าหมายที่ไม่ง่ายเกินไปที่จะบรรลุ แต่ไม่อยากเกินไปที่จะฝัน: OKR จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อการตั้งเป้าหมายนั้นสำคัญ และท้าทาย เนื่องจากเราต้องการให้คนที่ถือ OKR รู้สึกว่าเขาต้องทำ Moonshot และทำเต็มที่เพื่อไปถึงเป้านั้น
• ทุกคนสามารถมองเห็น OKRs ของคนอื่น ๆ ได้ด้วย เพื่อเพิ่มความโปร่งใส และเกิดแรงกระตุ้นภายใน (Intrinsic Motivation)
• ก่อนนําไปใช้ควรตรวจสอบ Alignment ทั้ง 1) Vertical Alignment ความสอดคล้องระหว่าง OKRs ระดับบนกับระดับล่าง และ 2) Horizontal Alignment ความสอดคล้องระหว่าง OKRs ของหน่วยงาน
• เวลามีปัญหา ผู้บริหารต้องตัดสินใจ หรือเปิดโอกาสพูดคุยในเรื่องของเป้าหมาย 
• องค์กรต้องสื่อสารให้ทุกคน เข้าใจวิธีการใช้ OKRs
• ปรับ Mindset ของทุกคนให้มี Growth Mindset เพราะ OKR อาจจะไม่ได้ทำให้ทุกคนบรรลุเป้าหมายได้ 100% อาจจะต้องมีหกล้มคลุกคลาน และการต่อสู้เพื่อเอาชนะความท้าทายนั่นเอง
• ไม่นำ OKR ไปเกี่ยวข้องกับค่าตอบแทน เนื่องจาก OKR มุ่งเน้นเป้าหมายใหม่ เรื่องที่ยาก ไม่ใช่ผลสัมฤทธิ์ของงานในทุก ๆ วันตามปกติ

OKR นั้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ และช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้แก่องค์กรได้อย่างมหาศาล หากมีการนำไปใช้อย่างถูกต้องตามหลักและวัตถุประสงค์ หลายองค์กรอาจพร้อมหรือไม่พร้อมใช้ระบบนี้ ด้วยบริบทที่แตกต่างกัน หรือ ความพร้อมของการนำไปใช้ อย่างไรก็ดี OKR จะเหมาะกับองค์กรที่ต้องการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ยอมรับความโปร่งใส และพร้อมผลักดันให้พนักงานได้ถือเป้าหมายที่พวกเขาอาจจะไม่ได้ทำสำเร็จ 100%

ปรึกษาเรื่องการตั้งเป้าหมาย และการสร้าง Alignment  ความร่วมมือที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ผ่านผู้เชี่ยวชาญ ของ Disrupt Technology Venture ได้ที่ Disrupt Corporate Progra