Performance Management คืออะไร? ทำไมสำคัญต่อองค์กร
ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงและเกิด Digital Disruption อยู่ตลอดเวลา ทำให้องค์กรต้องมี Vision หรือ Mission ขององค์กรที่ชัดเจนและมีทีมผู้บริหารจะต้องมีทักษะการสื่อสารที่จะพูดคุยถึงเป้าหมายองค์กรกับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้คนในองค์กรไม่รู้สึกหลงทางและรู้ตัวเองอยู่เสมอว่าสิ่งที่ทำนั้นทำไปเพื่ออะไร ดังนั้นการที่พนักงานมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงานจะช่วยดึงศักยภาพของพนักงานองค์กรได้ง่ายขึ้น ซึ่งวันนี้เราจะมาพูดถึง Performance Management ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานสามารถเห็นเป้าหมายและวางแผนงานให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้
Highlight
- Performance Management คือฟันเฟืองสำคัญในการขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กรจากการบริหารและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร อีกทั้งยังเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) และพัฒนาศักยภาพรายบุคคล ผ่านการวางเป้าหมายและวางแผนการดำเนินงานร่วมกัน
- การบริหารผลการปฏิบัติงานที่ดีควรทำร่วมกันทั้งสองฝ่ายคือหัวหน้างานและพนักงาน โดยมีขั้นตอนตั้งแต่การตั้งเป้าหมายในการปฏิบัติงาน การวางแผนการปฏิบัติงาน การตรวจสอบและทบทวนผลการปฏิบัติงานและการปรับปรุงผลงาน ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถ connect ตัวเองเข้ากับเป้าหมายของค์กรได้และวางแผนการดำเนินงานที่สำคัญและส่งผลกระทบเชิงบวกกับเป้าหมายเหล่านั้นจริง ๆ อีกทั้งไปจนถึงการมีการปรับปรุงผลการปปฏิบัติงานผ่านการช่วยเหลือต่าง ๆ เช่น การอบรมพนักงานเพิ่มเติมในทักษะต่าง ๆ หรือ การโค้ชชิ่งหรือเมนเทอร์ เป็นต้น
- KPI และ OKR เป็นเครื่องมือที่นิยมในการทำ Performance Management เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่มีหลักเกณฑ์และมีความชัดเจนสำหรับการตั้งเป้าหมายและการวัดผลงานต่าง ๆ ของพนักงาน
Performance Management หรือ การบริหารผลการปฏิบัติงาน คือ การวางแผนร่วมกันภายในทีม หัวหน้างานและผู้ที่เกี่ยวข้อง (เช่นทีมอื่นที่มีการทำงานร่วมกันหรือมีเป้าหมายเดียวกัน) เกี่ยวกับวิธีการบริหารผลงานที่จะช่วยให้ผลลัพธ์ของงานออกมามีประสิทธิภาพและตอบโจทย์ภาพรวมขององค์กร โดย Performance Management จะครอบคลุมครบวงจรตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มจากการตั้งเป้าหมาย การวางแผน การติดตามผล การตรวจสอบ และการปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน
Performance Management ถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานสามารถ connect ตัวเองให้เข้ากับเป้าหมายขององค์กรได้ มากกว่าแแค่เพียงทำงานไปในแต่ละวันแต่ไม่รู้ว่าทำอะไรและทำเพื่ออะไร ซึ่ง Performance Management มีความสำคัญต่อองค์กรดังนี้
- Performance Management ช่วยในการตั้งเป้าหมาย หรือ SMART Goal Setting
ช่วยให้หัวหน้าและพนักงาน ร่วมกันตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนตอบโจทย์องค์กรและสามารถทำได้จริงมากขึ้น โดยผ่านการพูดคุยและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันผ่านพื้นที่ที่ตระเตรียมไว้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Performance Management
- Performance Management ช่วยสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement)
การสื่อสารและการให้ Positive Feedback อย่างสม่ำเสมอถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่เพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Performance Management ขององค์กรไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและพนักงานภายในทีม หรือ การสื่อสาร Feedback เพื่อปรับปรุงคุณภาพการทำงาน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานของเรายังยึดถืออยู่กับเป้าหมายที่ตั้งร่วมกันไว้อยู่ โดยการสื่อสารและการให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอก็เป็นการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน ให้ได้มีพื้นที่ที่ได้พูดคุยกันอยู่บ่อย ๆ และได้ปรับปรุงการทำงานกันอยู่เรื่อย ๆ
- Performance Management ช่วยเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) ขององค์กร
การทำ Performance Managment ช่วยให้พนักงานในองค์กรมีโฟกัสและเป้าหมายในการทำงาน ทำให้สามารถทำงานที่ตอบโจทย์ขององค์กรได้มากขึ้นและลดภาระงานที่ไม่จำเป็นลง
- Performance Management ช่วยพัฒนาศักยภาพรายบุคคลของคนภายในองค์กร
การติดตามผลงานอย่างสม่ำเสมอทำให้หัวหน้าและบุคคลนั้น ๆ รู้ตัวว่าทำงานอะไร ผลลัพธ์เป็นอย่างไร และมีจุดไหนที่สามารถพัฒนาได้บ้าง ไม่ว่าจะเป็นทักษะต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับข้องกับการบริหารงาน, การบริหารคน, หรือการบริหารโครงการ และแผนก HR หรือหัวหน้าก็สามารถต่อยอดจาก Performance Management ได้ด้วยการวางแผน Individual Development Plan (IDP) หรือแผนพัฒนารายบุคคลให้กับคนในองค์กร โดยมีหลากหลายวิธีที่จะผลักดันศักยภาพของคนในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น เช่น การ Coaching for Performance, การอบรมพนักงาน, การจัดโปรแกรม Talent ภายในองค์กร เป็นต้น
ข้อเสียถือเป็นอีกมุมมองหนึ่งของ Performance Management ที่ควรพิจารณาหากอยากลองนำ Performance Management System ไปประยุกต์ใช้ในองค์กร โดยตัวอย่างของข้อเสียมีดังนี้
- พนักงานอาจรู้สึกถูกกดดันและเสียกำลังใจจากกระบวนการ Performance Management ซึ่งมีการตั้งเป้าหมาย ติดตามผลและประเมินผลงานตามที่ตั้งไว้ พนักงานบางท่านอาจรู้สึกว่าโดนกดดันและ micro management อยู่
- ผู้รับผิดชอบ Performance Management หรือหัวหน้างานต้องใช้เวลามากขึ้นเพื่อให้กระบวนการ Performance Management นั้นมีประสิทธิภาพกับลูกทีมของตัวเอง เช่น ต้องคอยติดตามผลการทำงาน ต้องคอยจดจำรายละเอียดงานที่ทำเพื่อใช้สำหรับการประเมินผลงาน เป็นต้น
Performance Management ไม่ใช่เพียงแค่การทำงานในแต่ละวันและประเมินผลเพื่อขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่งเท่านั้นเท่านั้น หากอยากทำ Performance Management ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรพิจารณาทำให้ครบทุกขั้นตอน ตั้งแต่การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนไปจนถึงการปรับปรุงการปฏิบัติผลงาน เพื่อสนับสนุนให้พนักงานในองค์กรมีแรงผลักดันเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ซึ่งเป็นผลดีทั้งต่อตัวบุคลากรและต่อองค์กรเองด้วย โดยขั้นตอนในการทำ Performance Management แบ่งได้หลัก ๆ 5 ขั้นตอนดังนี้
การตั้งเป้าหมายในการปฏิบัติงาน
ก่อนการวางแผน Performance Management ขั้นตอนที่สำคัญคือการตั้งเป้าหมายในการปฏิบัติงาน องค์กรหรือผู้รับผิดชอบในการดูแล Performance จะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานเห็นเป้าหมายปลายทางที่จะต้องทำให้สำเร็จ
โดยส่วนใหญ่จะเป็นการตั้งเป้าหมายแบบ Top-down หรือจากผู้บริหารระดับสูง เช่น บริษัทต้องการเติบโตยอดขายให้ได้ 30% เมื่อเทียบกับยอดขายปีล่าสุด จากนั้นในระดับแผนกและระดับบุคคลจะต้องตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกันตามลงมา เช่น หากต้องการเติบโตยอดขาย เป้าหมายระดับบุคคลสามารถเป็นการหาพาร์ทเนอร์ธุรกิจใหม่ ๆ หรือการพัฒนาสินค้าใหม่ ๆ
การวางแผนการปฏิบัติงาน
การวางแผนการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ มีการรีวิวหน้าที่ภาระงาน (Job Description) ทรัพยากรต่าง ๆ (Resource) ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและอาจมีการทำ Development Plan ของพนักงาน เพื่อให้สามารถระบุได้ชัดเจนขึ้นว่ามีความรู้หรือทักษะตรงไหนที่ยังขาดไปในการที่จะทำตามเป้าหมายให้สำเร็จ และเสริมส่วนนั้น ๆ เพื่อให้พนักงานมีความรู้ ทักษะ และความมั่นใจในการทำตามเป้าหมายนั้น ๆ เช่น เป้าหมายคือหาพันธมิตรทางธุรกิจให้มากขึ้น อาจจะต้องเสริมทักษะการสร้างพันธมิตรทางธุรกิจ (Partnership Development) ให้กับพนักงาน
การติดตามผลการปฏิบัติงาน
ในระหว่างที่พนักงานดำเนินการตามแผนการปฏิบัติงานควรมีแผนการติดตามผลการปฏิบัติงานควบคู่ไปด้วย เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานยังเห็นภาพเป้าหมายเดียวกัน โดยการติดตามผลการปฏิบัติงานสามารถทำได้หลากหลายวิธี เช่น
- มีประชุมหรือ check-in อย่างสม่ำเสมอ อาจจัดเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน โดยนอกจากการรายงานผลงานต่าง ๆ แล้ว การประชุมอย่างสม่ำเสมอจะสามารถช่วยในการแก้ปัญหาและให้ความช่วยเหลือได้เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง
- ติดตามผลลัพธ์อย่างสม่ำเสมอ เช่นหากเป็นแผนกการขาย ก็ควรมีการอัพเดทยอดขายกันเป็นประจำ เพื่อให้สามารถปรับแก้แผนได้ทัน
- ให้ support หรือทรัพยากรต่าง ๆ ที่จำเป็น เช่น โปรแกรมซอฟแวร์ต่าง ๆ การเทรนนิ่งหรืออบรมพนักงาน เป็นต้น
การทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงาน
เมื่อการปฏิบัติงานดำเนินการมาถึงจุดสำคัญ ผู้รับผิดชอบในการดูแล performance หัวหน้างานและพนักงานจะต้องมีการทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติการ โดยทั่วไปองค์กรมักจะจัดขึ้นทุก ๆ 6 เดือน หรือบางองค์กรอาจจะจัดเป็นรายไตรมาส แล้วแต่ความเหมาะสม
การประเมินผลงานของพนักงานจะต้องมีหลักเกณฑ์ (Criteria) ที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถเทียบเคียงกับเป้าหมายที่ตั้งไว้และสามารถเทียบเคียงกับคนอื่นที่ลักษณะงานคล้ายคลึงกันได้
การปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน
ภายหลังจากการทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงาน ควรมีการวางแผนการพัฒนางานต่อไป เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้ โดยเฉพาะทักษะความรู้ที่ยังขาดและส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายโดยตรง
การทำ Performance Management ที่ดีควรมีการนำเครื่องมือมาใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพของงานเพื่อให้พนักงานเห็นเป้าหมาย สามารถรีวิวและปรับปรุงประสิทธิภาพงานต่อไปได้ โดยมีเครื่องมือที่หลาย ๆ องค์กรรู้จักและนำมาใช้งานอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็น KPIs หรือ OKRs โดยสามารถเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับบริบทองค์กรจะทำให้การวัดผลมีประสิทธิภาพสูงสุด
KPIs
KPI หรือ Key Performance Indicator คือตัวชี้วัดความสำเร็จ โดยเทียบเคียงจากเป้าหมายที่ได้มีการตั้งเอาไว้ โดยการตั้งเป้าหมายของ KPI นั้นจะออกมาเป็นจำนวน หรือตัวเลขที่ชัดเจนและวัดผลได้ เพื่อใช้ในการวัดผลสำเร็จในงานหรือโปรเจคนั้น ๆ โดยการกำหนด KPI ให้มีประสิทธิภาพสามารถคำนึงถึงลักษณะตามนี้
- KPI ของพนักงานจะต้องไปในทิศทางเดียวกับ KPI ของแผนกและขององค์กร เพื่อให้พนักงานสามารถมองเห็นว่าเป้าหมายที่ต้องทำส่งผลอย่างไรกับองค์กรในภาพรวม และวางแผน KPI เพื่อตอบโจทย์เป้าหมายเหล่านั้น
- KPI จะต้องมีความ SMART goal (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, และ Time-Bound) เช่น เราจะไม่เขียน KPI ว่าเพิ่มยอดขาย 80% แต่เราจะเขียนตามหลัก SMART Goal คือ จะเพิ่มยอดขาย 50% ภายใน 3 ปีข้างหน้า (สิ่งสำคัญคือต้องดูข้อมูลย้อนหลังและเทรนด์อื่น ๆ ประกอบเพื่อให้มั่นใจว่าเป้าหมายของเราสามารถทำได้จริง)
การกำหนด KPI ในลักษณะนี้จะทำให้ KPI ที่ใช้วัด Performance management มีความเหมาะสมกับพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ จะช่วยให้องค์กรหรือผู้ที่ทำหน้าที่วัดผลการประเมินงานสามารถวัดประสิทธิภาพของพนักงานได้อย่างถูกต้องและมีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนขึ้น
OKR
OKR หรือ Objective Key Result เป็นแนวคิดที่เริ่มมีชื่อเสียงขึ้นมาในยุคหลัง โดยแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ Objective (O): วัตถุประสงค์คือเป้าหมายที่ชัดเจนที่บ่งบอกถึงสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จและ Key Result (KR): ผลลัพธ์หลักคือตัวชี้วัดที่สะท้อนถึงผลลัพธ์ของความสำเร็จในเป้าหมาย โดยหลักการเบื้องต้นของ OKR คือ
- ต้องเป็นการตั้งเป้าหมายร่วมกันทั้งจากหัวหน้างานและพนักงาน เพื่อให้ OKR ทึ่ได้มานั้น สามารถสร้างแรงจูงใจภายในให้กับผู้ถือ OKR จริง ๆ
- ตั้งเป้าหมายที่ไม่ง่ายและไม่ยากเกินไปที่จะทำสำเร็จ
- ไม่ควรมีจำนวนเกิน 3-5 ข้อ โดยเน้นไปที่คุณภาพมากกว่าปริมาณ และเลือกเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริง ๆ
โดย OKR เน้นการสร้างแรงจูงใจภายในของพนักงาน ทำให้ในหลาย ๆ องค์กรก็เลือกที่จะใช้ผสมผสานกับเครื่องมืออื่น ๆ โดย OKR จะเน้นใช้ในแผนกที่ต้องสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เพื่อผลักดันให้พนักงานที่ชื่นชอบความท้าทายได้คิดอะไรใหม่ ๆ ให้กับองค์กร
ในการนำ Performance Management ไปใช้ในองค์กรมีข้อควรระวังที่องค์กรต้องคำนึงถึงอยู่ เพื่อให้การบริหารจัดการผลงานมีประสิทธิภาพสูงสุด
การตั้งเป้าหมายอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
การตั้งเป้าหมายโดยไม่คำนึงถึงปัจจัยรอบข้างทั้งภายในและภายนอกองค์กร (เช่น สถานการณ์ของตลาด, สถานการณ์ขององค์กร, ศักยภาพและทรัพยากรขององค์กร เป็นต้น) อาจทำให้เป้าหมายที่ตั้งไว้ไม่เหมาะสมและไม่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้พนักงานอาจจะเกิดอาการเหนื่อยหน่ายกับเป้าหมายที่ไม่สมเหตุสมผลและไม่สามารถบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้
การเลือกใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสม
ในการทำ Performance Management ไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว ความเหมาะสม ในส่วนประกอบต่าง ๆ ของการทำ Performance Management ขึ้นอยู่กับบริบท ความต้องการและทิศทางขององค์กร เพราะฉะนั้นก่อนเริ่มทำ Performance Management ให้ศึกษาถึงลักษณะของแต่ละเครื่องมือก่อนที่จะนำมาใช้จริงในองค์กร
การประเมินผลที่ไม่เหมาะสม
การไม่มีระบบการประเมินที่เป็นระบบระเบียบและไม่มีเกณฑ์การวัดผลที่ชัดเจน ทำให้ผลการประเมินที่ออกมาจะไม่สะท้อน Performance จริง ๆ ของพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบกับความเชื่อใจของพนักงานที่มีต่อหัวหน้างานและองค์กร อีกทั้งในส่วนของการทำ Performance Management ในปีถัด ๆ ไป การตั้งเป้าหมายจะทำได้ยากยิ่งขึ้นเนื่องจากผลการดำเนินงานในปีก่อนหน้าไม่สะท้อนความจริงที่ควรจะเป็นขององค์กร
ในปัจจุบันมี Disruption ที่เกิดขึ้นไม่เว้นแต่ละวันและการแข่งขันทางธุรกิจที่ดุเดือดในทุกอุตสาหกรรม การริเริ่มให้องค์กรกลายเป็น Performance-driven Culture ด้วยการเริ่มนำระบบ Performance Management เข้าไปใช้ในองค์กรถือเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญในยุคนี้ เพื่อพัฒนาศักยภาพของคนและคุณภาพของงานให้ก้าวทันตลาดอยู่เสมอ
ที่ Disrupt เราเชื่อในการพัฒนาศักยภาพของคนและองค์กรให้ก้าวทันโลกแห่ง Disruption
มารวมวางแผนและผลักดันให้บุคลากรของคุณเติบโตไปพร้อม ๆ กัน ผ่าน Disrupt Corporate Training Program
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่
Email: all@disruptignite.com
Facebook >> Disrupt Technology Venture
LINE ID: @disruptignite
